Schritt 1
Bereiten Sie einen kleinen, übersichtlichen Produktkatalog vor
Beginnen Sie mit einer repräsentativen Produktgruppe, anstatt alle historischen Datensätze auf einmal zu importieren. Geben Sie jedem Artikel eine stabile SKU und eine klare Maßeinheit. Halten Sie Kosten und Verkaufspreis getrennt, damit in den Berichten Umsatz und Produktkosten unterschieden werden können.
- Wählen Sie für jedes Produkt oder jede Variante eine eindeutige SKU.
- Erfassen Sie Namen, Einheiten, Kosten und Verkaufspreise.
- Entfernen Sie doppelte Artikel und eingestellte Datensätze, die Sie nicht benötigen.
Schritt 2
Legen Sie Öffnungsmengen und -orte fest
Wählen Sie ein Eröffnungsdatum und zählen Sie den Lagerbestand an jedem Standort. Notieren Sie diesen Ausgangswert, bevor Sie spätere Verkäufe, Quittungen oder Überweisungen verarbeiten. Eine eindeutige Abgrenzung verhindert, dass derselbe Kauf sowohl im Anfangsbestand als auch in einem neuen Beleg erscheint.
- Listen Sie die Speicherorte auf, die Sie benötigen.
- Zählen Sie Mengen anhand der Katalogeinheiten.
- Dokumentieren Sie den Eröffnungstermin und klären Sie ungeklärte Differenzen.
Schritt 3
Überprüfen Sie einen vollständigen Zyklus vom Kauf bis zur Zahlung
Verwenden Sie eine kleine echte Transaktion, um den Workflow zu überprüfen. Überprüfen Sie einen Lieferantenbeleg, eine Kundenrechnung und deren Zahlung anhand Ihrer Unterlagen. Bestätigen Sie die verfügbaren Aktionen in Ihrem Konto, anstatt einen Menünamen oder eine Integration anzunehmen.
- Ordnen Sie eingegangene Waren einer Lieferantenbestellung zu.
- Erstellen Sie eine Kundenrechnung und überprüfen Sie deren Mengen und Gesamtsummen.
- Erfassen Sie die Zahlung und gleichen Sie den Restbetrag ab.
Ausgearbeitetes Beispiel
Beispiel: ein Eröffnungsbestandsschnitt
Am Ende des Montags zählen Sie 40 Einheiten. Am Dienstag kommt eine Lieferung von 10 Stück an. Tragen Sie 40 als Eröffnungsgrundlinie am Montag und 10 als späteren Eingang ein; Wenn Sie 50 als Basiswert eingeben und denselben Beleg erfassen, würde dieser doppelt gezählt.
Anschauliches Beispiel; Verwenden Sie Ihre eigenen Transaktionsdaten.
Häufig gestellte Fragen
Soll ich alle Produkte sofort importieren?
Validieren Sie zunächst eine kleine Probe. Überprüfen Sie Kennungen, Einheiten, Preise und Öffnungsmengen, bevor Sie dieselbe Zuordnung auf den gesamten Katalog anwenden.
Was sollte ich vor der Einrichtung vorbereiten?
Bereiten Sie Produktkennungen, Einheiten, Standortnamen, Anfangsbestandsmengen, Geschäftsabrechnungsdetails und die für die Pflege der Aufzeichnungen verantwortlichen Personen vor.