So wählen Sie eine Inventarsoftware für Ihr Unternehmen aus
Machen Sie aus einer langen Funktionsliste eine praktische Entscheidung. Definieren Sie Ihre Anforderungen, vergleichen Sie die Gesamtkosten und testen Sie die tägliche Arbeit Ihres Teams.
Von My Inventory Items · Veröffentlicht am 12. Oktober 2026
Wie wählt man eine Inventarsoftware am besten aus?
Beginnen Sie mit Ihren erforderlichen Arbeitsabläufen und testen Sie dann zwei oder drei ausgewählte Tools mit denselben Produkten und Transaktionen. Wählen Sie ein Werkzeug erst dann aus, wenn es die von Ihnen erwarteten Lagerbestände und Dokumente liefert, Ihre wesentlichen Geräte und Anschlüsse unterstützt und auf der erforderlichen Planebene in Ihr Budget passt.
1. Schreiben Sie eine Anforderungscheckliste
Markieren Sie jede Anforderung als wesentlich, nützlich oder optional. Berücksichtigen Sie die Arbeitsbelastung Ihres geschäftigsten Tages und alle speziellen Lageranforderungen wie Chargen, Verfallsdaten oder Seriennummern. Eine wesentliche Voraussetzung ist ein nachgewiesenes Ergebnis vor dem Kauf.
| Erfordernis | Was soll ich aufschreiben? | Beweise zum Sammeln |
|---|---|---|
| Produkte und Einheiten | Listen Sie Varianten, Produktcodes, Einkaufseinheiten und Verkaufseinheiten auf. | Importieren Sie zehn repräsentative Produkte und überprüfen Sie jedes zugeordnete Feld. |
| Lagerbewegungen | Notieren Sie Quittungen, Verkäufe, Retouren, Abschreibungen und Überweisungen, die Sie benötigen. | Gleichen Sie die Mengen nach jeder Bewegung ab, auch nach einer Teillieferung. |
| Abrechnung | Identifizieren Sie Rechnungen, Quittungen, Angebote und Kaufdokumente, die Sie verwenden. | Erstellen Sie ein Muster mit Ihren Steuerfeldern, Rabatten und Zahlungsbedingungen. |
| Standorte und Zugang | Zählen Sie Geschäfte, Lagerhäuser und Mitarbeiter, die unterschiedliche Berechtigungen benötigen. | Überprüfen Sie jedes Standortkontingent und testen Sie ein eingeschränktes Mitarbeiterkonto. |
| Etiketten und Druck | Erfassen Sie Barcodeformate, Etikettengrößen, Drucker und Verbindungstypen. | Drucken und scannen Sie ein echtes Etikett; Überprüfen Sie eine Rechnung auf Ihrem eigenen Drucker. |
| Verbindungen und Daten | Nennen Sie wesentliche Vertriebskanäle, Buchhaltungsanbindungen und Exportfelder. | Testen Sie die erforderlichen Verbindungen und bestätigen Sie, welche Daten Sie exportieren können. |
2. Vergleichen Sie die Gesamtkosten
Vergleichen Sie die Pläne, die Ihre wesentlichen Anforderungen im gleichen Zeitraum erfüllen. Erfassen Sie die Währung, die Abrechnungshäufigkeit und ob Steuern enthalten sind. Ein niedrigerer Einstiegspreis ist nur dann sinnvoll, wenn dieser Plan Ihre Arbeitsbelastung bewältigt.
Überprüfen Sie die Pläne und Beschränkungen von My Inventory Items →Ein einfaches Arbeitsblatt zu den Kosten für das erste Jahr
Kosten für das erste Jahr = Abonnement + erforderliche Add-ons + Hardware + Einrichtung und Migration + Schulung + anfallende Steuern.
Führen Sie wiederkehrende Verabreichungszeiten separat auf. Verwenden Sie je nach Abrechnungsoption die tatsächliche Jahresgebühr oder zwölf Monatsgebühren; Gehen Sie nicht davon aus, dass jährliche und monatliche Laufzeiten austauschbar sind.
Veranschaulichendes Budget: 12 × 500 Abonnementkosten, plus 2.000 Einrichtung und 1.500 Ausrüstung, insgesamt 9.500 vor Steuern und etwaigen Zusatzleistungen. Hierbei handelt es sich um Beispielbeträge, nicht um Anbieterpreise.
3. Führen Sie in jedem Tool den gleichen Test durch
Notieren Sie die erwarteten Ergebnisse, die tatsächlichen Ergebnisse und die Fragen, die noch beantwortet werden müssen. Bei den folgenden Aufgaben handelt es sich um eine Bewertungsmethode und nicht um den Anspruch, dass jedes Tool jeden Arbeitsablauf unterstützt.
1. Bereiten Sie eine repräsentative Probe vor
Verwenden Sie zehn Produkte, darunter eine Variante, einen Barcode mit führender Null und einen Artikel, der in einer anderen Einheit gekauft wurde. Bewahren Sie den Eröffnungsbestand separat auf, damit Sie das Ergebnis überprüfen können.
2. Testannahme und Verkauf
Für einen anschaulichen Test beginnen Sie mit 40 Einheiten, erhalten 15, verkaufen 12 und schreiben eine ab. Der erwartete Schlussbestand beträgt 42 Einheiten. Überprüfen Sie bei einem Einkauf von 30 Einheiten, der in zwei Lieferungen eingeht, dass nur die empfangenen Mengen physisch verfügbar werden.
3. Erstellen Sie Kundendokumente
Legen Sie die Rechnung und den Zahlungsbeleg vor, die Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt. Überprüfen Sie Kundendaten, Artikelcodes, Rabatte, Steuerfelder, Summen und gedruckte Ausgaben. Überprüfen Sie die regionalen Anforderungen mit der Person, die für Ihre Abrechnung verantwortlich ist.
4. Probieren Sie den Personalzugang und die Ausrüstung aus
Bitten Sie einen Mitarbeiter, eine Routineaufgabe mit den vorgesehenen Berechtigungen auszuführen. Testen Sie Barcode-Scannen, Etiketten, Quittungsdruck und alle wichtigen Verbindungen an den Geräten, die Sie verwenden möchten.
5. Abgleichen und exportieren
Vergleichen Sie Mengen und Dokumente mit Ihrem Probenprotokoll. Exportieren Sie, was das Tool unterstützt, überprüfen Sie die Datei und notieren Sie alle fehlenden Felder. Bestätigen Sie die vollständigen Plankosten und ungelösten Anforderungen, bevor Sie sich verpflichten.
4. Treffen Sie eine Entscheidung anhand von Beweisen
Notieren Sie für jede Anforderung eines von drei Ergebnissen: bestanden, nicht bestanden oder nicht bestätigt. Beachten Sie den getesteten Plan und die Nachweise, wie z. B. ein Muster-PDF, eine abgeglichene Menge oder eine erfolgreiche Verbindung. Lassen Sie unbestätigte wesentliche Anforderungen offen, bis Sie eine Antwort haben.
- Klären Sie alle wesentlichen Anforderungen, bevor Sie optionale Extras vergleichen.
- Vergleichen Sie unter den bestandenen Tools den Personalaufwand, den Support, die Gesamtkosten und den Migrationsaufwand.
- Schreiben Sie auf, warum Sie sich für das Tool entschieden haben und welche Einschränkungen Ihr Team in Kauf nimmt.
Beispielentscheidung: Ein Tool, das Ihre erforderlichen Produktfelder nicht exportieren kann, hat eine ungelöste wesentliche Anforderung, auch wenn seine Benutzeroberfläche benutzerfreundlicher erscheint.
5. Planen Sie Ihre Migration und Ihren ersten Arbeitstag
Beauftragen Sie eine Person mit der Koordinierung der Änderung. Wählen Sie einen Umstellungszeitpunkt, erfassen Sie Eröffnungsmengen und entscheiden Sie, wo die Mitarbeiter während der Umstellung Transaktionen eingeben sollen.
- Exportieren Sie ein Backup der Produkte und bewahren Sie historische Dokumente, Anhänge und Salden separat auf.
- Bereinigen Sie doppelte Produkte, behalten Sie führende Nullen bei und vereinbaren Sie Einheiten.
- Ordnen Sie ein kleines Beispiel zu und bestätigen Sie, welche Felder der Importer unterstützt.
- Gleichen Sie das Beispiel ab, bevor Sie den vollständigen Katalog importieren. Überprüfen Sie, wo möglich, eine physische Zählung.
- Schulung des Personals in den Bereichen Empfang, Verkauf, Retouren und Korrekturen. Halten Sie die alten Aufzeichnungen zugänglich.
- Vergleichen Sie die Bewegungen des ersten Tages mit Ihrem Eröffnungssaldo und beheben Sie Unstimmigkeiten.
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Wie wähle ich eine Inventarsoftware für ein kleines Unternehmen aus?
Listen Sie Ihre wesentlichen Lager-, Abrechnungs-, Standort- und Zugangsanforderungen auf. Nehmen Sie Tools in die engere Wahl, die diese Anforderungen abdecken, und führen Sie dann für jedes das gleiche Produktbeispiel und die gleichen Transaktionen aus. Gleichen Sie vor dem Kauf Mengen ab, prüfen Sie Dokumente und bestätigen Sie Plangrenzen und Gesamtkosten.
Welche Inventarfunktionen sollte ich priorisieren?
Priorisieren Sie Arbeitsabläufe, auf die Ihr Unternehmen bereits angewiesen ist: genaue Produktdatensätze, Quittungen und Verkäufe, erforderliche Dokumente, Standorte, Personalzugriff und Datenexporte. Fügen Sie Chargenverfolgung, Ablaufdatum, Seriennummern oder Integrationen nur dann zur wesentlichen Liste hinzu, wenn Ihr Betrieb dies erfordert.
Reicht eine kostenlose Inventarisierungssoftware aus?
Ein kostenloser Plan kann ausreichend sein, wenn seine Funktionen und Nutzungsrechte Ihre tatsächliche Arbeit abdecken. Überprüfen Sie die Filial-, Benutzer-, Produkt- und Dokumentbeschränkungen sowie die Druck- und Exportoptionen. Testen Sie die maximale Arbeitsbelastung, anstatt nur anhand eines durchschnittlichen Tages zu urteilen.
Wie viel sollte ich für eine Inventarisierungssoftware einplanen?
Nutzen Sie als Ausgangspunkt den Plan, der Ihre wesentlichen Anforderungen unterstützt. Beinhaltet Steuern, Add-ons, Hardware, Einrichtung, Migration, Schulung und laufende Verwaltung. Trennen Sie einmalige Kosten von wiederkehrenden Kosten und vergleichen Sie den gleichen Zeitraum über alle Tools hinweg.
Kann ich wechseln, ohne dass mein Lagerbestandsverlauf verloren geht?
Bewahren Sie ein unberührtes Backup auf und bestätigen Sie, welche Datensätze das neue Tool importieren kann. Produktaufzeichnungen, historische Bewegungen, Dokumente, Anhänge und Salden müssen möglicherweise gesondert behandelt werden. Gleichen Sie zunächst eine Probe ab und behalten Sie den Zugriff auf historische Datensätze, bevor Sie das alte Abonnement beenden.
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