Software und System zur Bestandsverwaltung in Apotheken

Was ein Apothekeninventarsystem verfolgen muss

Eine allgemeine Bestandsliste erfasst nur Produkt und Menge. Für eine Apotheke sollte jeder Artikel außerdem Folgendes tragen:

• Chargen- oder Chargennummer für jede Lieferung
• Ablaufdatum pro Charge
• Stärke, Packungsgröße und Form (Tablette, Sirup, Injektion)
• Lieferant und Einkaufspreis pro Charge
• Speicherbedarf wie Kühlung
• Nachbestellmenge für jedes schnelllebige oder unentbehrliche Arzneimittel

FEFO: Erstes Ablaufdatum, zuerst raus

Die meisten Geschäfte verwenden FIFO (First In, First Out). Apotheken sollten FEFO verwenden – die Charge ausgeben, die zuerst abläuft, auch wenn sie später eintrifft. Mithilfe von Bestandsaufzeichnungen auf Chargenebene können Sie sehen, welche Charge Sie auswählen müssen, und verhindern, dass neuere Bestände verkauft werden, während ältere Bestände im Regal ablaufen.

Reduzierung abgelaufener Lagerbestände

Überprüfen Sie ein separates Chargen- und Ablaufregister nach einem für Ihren Betrieb geeigneten Zeitplan. Identifizieren Sie kurzfristige Lagerbestände, stellen Sie abgelaufene Artikel unter Quarantäne und befolgen Sie Lieferantenvereinbarungen und lokale Regeln für Rückgabe oder Entsorgung. Überprüfen Sie die Ablaufberichte und Warnmeldungen in allen vorgeschlagenen Systemen. Die Gesamtbestände auf Produktebene allein reichen nicht aus.

Nachbestellpunkte für Medikamente festlegen

Eine Startberechnung für Nachbestellungen ist die durchschnittliche Tagesnachfrage × Lieferantenvorlaufzeit + Sicherheitsbestand. Ein qualifiziertes Apothekenteam sollte Puffer und Lieferverfahren für seine eigenen Produkte, Servicebedürfnisse und geltenden Regeln festlegen. Bei diesem Beispiel handelt es sich um eine Bestandsplanung, nicht um eine klinische Beratung.

Bestandszählungen und Aufzeichnungen

Zählen Sie hochwertige und schnell verkäufliche Medikamente häufiger mit Zykluszählungen statt mit einer jährlichen Inventur. Erfassen Sie jede Anpassung mit einem Grund (Schaden, Ablauf, Rückgabe, Korrektur). Für kontrollierte und geplante Medikamente gelten zusätzliche Aufzeichnungsregeln, die von Ihrem Land abhängen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess und Ihre Register den örtlichen Vorschriften entsprechen.

Wählen Sie eine Apothekeninventarsoftware

Wenn Sie Systeme vergleichen, testen Sie diese mit einigen Ihrer eigenen Produkte und prüfen Sie:

• Charge und Ablaufdatum werden beim Empfang erfasst und später nicht hinzugefügt
• Ablaufwarnungen und kurzfristige Aktienberichte
• Barcode-Scannen für schnelles, genaues Empfangen und Fakturieren
• Rechnungsstellung, die den Lagerbestand der richtigen Charge reduziert
• Bestellungen und Lieferantenhistorie
• Filialbestand, wenn Sie mehr als eine Apotheke betreiben