Software y sistema de gestión de inventario de farmacia

Lo que un sistema de inventario de farmacia necesita rastrear

Una lista de existencias general registra sólo el producto y la cantidad. Para una farmacia, cada artículo deberá llevar además:

• Número de lote o lote para cada entrega
• Fecha de caducidad por lote
• Concentración, tamaño del envase y forma (tableta, jarabe, inyección)
• Proveedor y precio de compra por lote.
• Necesidades de almacenamiento como refrigeración.
• Nivel de reorden para cada medicamento esencial o de rápida rotación

FEFO: primer vencimiento, primero en salir

La mayoría de las tiendas utilizan FIFO (primero en entrar, primero en salir). Las farmacias deben utilizar FEFO: dispensar el lote que caduque primero, incluso si llegó más tarde. Los registros de existencias a nivel de lote le permiten ver qué lote seleccionar y detener la venta de existencias más nuevas mientras las existencias más antiguas caducan en el estante.

Reducir el stock caducado

Revise un registro de lotes y vencimientos separado según un cronograma apropiado para su operación. Identifique existencias con fecha corta, ponga en cuarentena los artículos caducados y siga los acuerdos con proveedores y las normas locales para devoluciones o eliminación. Verificar los informes de vencimiento y las alertas en cualquier sistema propuesto; los totales de existencias a nivel de producto por sí solos son insuficientes.

Establecer puntos de reorden para medicamentos

Un cálculo inicial de reorden es la demanda diaria promedio × tiempo de entrega del proveedor + stock de seguridad. Un equipo farmacéutico cualificado debe establecer reservas y procedimientos de suministro para sus propios productos, necesidades de servicios y normas aplicables. Este ejemplo es planificación de inventario, no asesoramiento clínico.

Conteo de existencias y mantenimiento de registros.

Contabilizar los medicamentos de alto valor y de rápida rotación con mayor frecuencia mediante recuentos cíclicos en lugar de un inventario anual. Registre cada ajuste con un motivo (daño, caducidad, devolución, corrección). Los medicamentos controlados y programados tienen reglas adicionales de mantenimiento de registros que dependen de su país; asegúrese de que su proceso y registros cumplan con las regulaciones locales.

Elegir un software de inventario de farmacia

Cuando compare sistemas, pruébelos con algunos de sus propios productos y verifique:

• Lote y vencimiento registrados en el momento de la recepción, no agregados más tarde
• Alertas de vencimiento e informes de stock a corto plazo
• Escaneo de códigos de barras para una recepción y facturación rápidas y precisas
• Facturación que reduce el stock del lote correcto
• Órdenes de compra e historial de proveedores.
• Stock de varias sucursales si tiene más de una farmacia