Software e sistema de gerenciamento de estoque de farmácia

O que um sistema de inventário de farmácia precisa rastrear

Uma lista geral de estoque registra apenas produto e quantidade. Para uma farmácia, cada item também deve conter:

• Lote ou número de lote para cada entrega
• Data de validade por lote
• Dosagem, tamanho e forma da embalagem (comprimido, xarope, injeção)
• Fornecedor e preço de compra por lote
• Necessidades de armazenamento, como refrigeração
• Nível de reordenamento para cada medicamento essencial ou de rápida movimentação

FEFO: primeiro vencimento, primeiro a sair

A maioria das lojas usa FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair). As farmácias deveriam usar o FEFO — dispensar o lote que expira primeiro, mesmo que chegue depois. Os registros de estoque em nível de lote permitem que você veja qual lote escolher e impedir que o estoque mais novo seja vendido enquanto o estoque mais antigo expira na prateleira.

Reduzindo o estoque expirado

Revise um registro separado de lote e vencimento em um cronograma apropriado para sua operação. Identifique estoques com prazos curtos, coloque itens vencidos em quarentena e siga os acordos com fornecedores e as regras locais para devoluções ou descarte. Verifique relatórios e alertas de expiração em qualquer sistema proposto; os totais de estoque em nível de produto por si só são insuficientes.

Definir pontos de novo pedido de medicamentos

Um cálculo inicial de reabastecimento é a demanda média diária × prazo de entrega do fornecedor + estoque de segurança. Uma equipa farmacêutica qualificada deve definir tampões e procedimentos de fornecimento para os seus próprios produtos, necessidades de serviço e regras aplicáveis. Este exemplo é planejamento de estoque, não aconselhamento clínico.

Contagens de estoque e manutenção de registros

Contar medicamentos de alto valor e de rápida evolução com mais frequência com contagens cíclicas em vez de um balanço anual. Registre cada ajuste com um motivo (dano, vencimento, devolução, correção). Os medicamentos controlados e programados têm regras adicionais de manutenção de registos que dependem do seu país – certifique-se de que o seu processo e registos cumprem os regulamentos locais.

Escolhendo software de inventário de farmácia

Ao comparar sistemas, teste-os com alguns de seus próprios produtos e verifique:

• Lote e vencimento registrados no recebimento, não adicionados posteriormente
• Alertas de vencimento e relatórios de estoque de curto prazo
• Leitura de código de barras para recebimento e faturamento rápidos e precisos
• Faturamento que reduz o estoque do lote correto
• Pedidos de compra e histórico de fornecedores
• Estoque de várias filiais se você administra mais de uma farmácia