Étape 1
Préparez un petit catalogue de produits propre
Commencez avec un groupe représentatif de produits au lieu d’importer tous les enregistrements historiques en même temps. Donnez à chaque article un SKU stable et une unité de mesure claire. Séparez le coût et le prix de vente afin que les rapports puissent distinguer les revenus du coût du produit.
- Choisissez un SKU unique pour chaque produit ou variante.
- Enregistrez les noms, les unités, les coûts et les prix de vente.
- Supprimez les éléments en double et les enregistrements abandonnés dont vous n'avez pas besoin.
Étape 2
Établir les quantités et les emplacements d'ouverture
Choisissez une date d'ouverture et comptez le stock détenu à chaque emplacement. Enregistrez cette référence avant de traiter les ventes, les reçus ou les transferts ultérieurs. Une coupure claire empêche le même achat d'apparaître à la fois dans le stock d'ouverture et dans un nouveau reçu.
- Répertoriez les emplacements de stockage dont vous avez besoin.
- Comptez les quantités en utilisant les unités du catalogue.
- Documentez la date d’ouverture et résolvez les différences inexpliquées.
Étape 3
Vérifiez un cycle complet d’achat au paiement
Utilisez une petite transaction réelle pour vérifier le flux de travail. Vérifiez un reçu fournisseur, une facture client et son paiement par rapport à vos dossiers. Confirmez les actions disponibles dans votre compte plutôt que de supposer un nom de menu ou une intégration.
- Faites correspondre les marchandises reçues à une commande fournisseur.
- Préparez une facture client et vérifiez ses quantités et totaux.
- Enregistrez le paiement et rapprochez le solde restant.
Exemple travaillé
Exemple : une coupure de stock d'ouverture
Vous comptez 40 unités en fin de lundi. Une livraison de 10 arrive mardi. Enregistrez 40 comme référence d’ouverture de lundi et 10 comme reçu ultérieur ; saisir 50 comme référence et enregistrer le même reçu le compterait deux fois.
Exemple illustratif ; utilisez vos propres données de transaction.
Questions fréquemment posées
Dois-je importer tous les produits immédiatement ?
Validez d’abord un petit échantillon. Vérifiez les identifiants, les unités, les prix et les quantités d’ouverture avant d’appliquer le même mappage au catalogue complet.
Que dois-je préparer avant l'installation ?
Préparez les identifiants de produits, les unités, les noms d'emplacement, les quantités de stock d'ouverture, les détails de facturation de l'entreprise et les personnes responsables de la tenue des registres.