Étape 1
Maintenir la cohérence des identités et des unités des produits
Un nom de produit peut changer, mais son identifiant doit rester fiable. Distinguez les variantes telles que la taille ou la couleur lorsque vous avez besoin d’inventaires séparés. Définissez si vous suivez un article par pièce, carton, kilogramme ou une autre unité.
- Attribuez un SKU stable à chaque article stocké séparément.
- Définissez son unité de stock et les éventuelles règles de conversion.
- Utilisez le même identifiant sur les enregistrements d’achat, de livraison et de facturation.
Étape 2
Enregistrez chaque événement de changement de quantité
Les recettes augmentent le stock ; les dépêches le diminuent. Les retours, dommages et corrections nécessitent leurs propres mouvements documentés. Un transfert déplace le stock entre des emplacements et ne doit pas être traité comme un nouvel achat auprès d’un fournisseur.
- Capturez une date, un lieu, une quantité et une référence pour chaque mouvement.
- Liez les réceptions et les expéditions aux documents sources.
- Donnez une raison aux ajustements et conservez le dossier justificatif.
Étape 3
Réconcilier les enregistrements avec le stock physique
Comparez les quantités enregistrées avec un décompte effectué à une heure définie. Enquêtez sur les reçus manqués, les unités erronées ou les expéditions non enregistrées avant de publier une correction. Conservez l'ancienne quantité et la raison du changement visibles dans vos dossiers.
- Fixez un seuil de comptage et contrôlez les mouvements pendant le comptage.
- Racontez les différences inattendues.
- Approuvez les corrections et examinez les causes répétées.
Exemple travaillé
Exemple : expliquer la quantité de clôture
Stock d'ouverture de 50 plus réceptions de 20 moins expéditions de 15 moins dommages de 2 feuilles 53 unités. Un décompte physique de 51 indique une différence de −2 qui doit être étudiée avant l'ajustement.
Exemple illustratif ; utilisez vos propres données de transaction.
Questions fréquemment posées
Le stock disponible est-il le même que le stock physique ?
Pas toujours. Le stock physique est ce que vous détenez ; le stock disponible peut exclure les quantités réservées ou autrement indisponibles. Définissez la mesure utilisée par votre flux de travail de commande.
Pourquoi un transfert nécessite-t-il deux enregistrements de localisation ?
Un transfert réduit l'emplacement source et augmente la destination une fois reçu. L’enregistrement des deux permet de rapprocher les stocks à chaque emplacement et d’identifier les marchandises en transit.