Beginnen Sie mit der Originalrechnung
Erfassen Sie den Rechnungsbetrag und alle bereits zugeordneten Zahlungen. Identifizieren Sie nur die Zeilen oder den Betrag, der angepasst wird. Wenn Sie einer prozentualen Kürzung zustimmen, geben Sie an, ob diese vor oder nach Steuern gilt, und kalkulieren Sie konsistent.
Berechnen Sie den Restbetrag
Bei einer offenen Rechnung ohne Rückerstattung oder anderen Anpassungen ist der verbleibende Betrag = Rechnungsgesamtbetrag – Zahlungen – angewendete Gutschriften. Ein negatives Ergebnis weist darauf hin, dass ein Kundenguthaben zugewiesen oder erstattet werden muss; es handelt sich nicht um einen weiteren Betrag, der eingezogen werden muss.
Stimmen Sie Rückerstattungen und zukünftige Zuweisungen ab
Wenn der Kunde über ein Guthaben verfügt, dokumentieren Sie dessen vereinbarte Behandlung. Verfolgen Sie jede Nutzung des Guthabens anhand der Scheinnummer. Die Rückerstattung einer Gutschrift und deren Anrechnung auf eine andere Rechnung sind separate Abrechnungsvorgänge, die den Betrag nicht verdoppeln dürfen.
Ausgearbeitetes Beispiel
Bei einer Rechnung über 1.200 £ sind bereits 400 £ bezahlt. Ein Gesamtguthaben von 240 £ reduziert den Restbetrag auf 560 £: 1.200 £ − 400 £ − 240 £ = 560 £. Die Zahlung beträgt weiterhin 400 £; Bei der Gutschrift handelt es sich nicht um einen weiteren Geldeingang.
Anschauliche Arithmetik, keine Kundenfallstudie.