ابدأ بالفاتورة الأصلية
تسجيل إجمالي الفاتورة وجميع الدفعات المخصصة بالفعل. حدد فقط الخطوط أو المبلغ الذي يتم تعديله. إذا وافقت على تخفيض النسبة المئوية، فاذكر ما إذا كان ينطبق قبل الضريبة أو بعدها واحسبها باستمرار.
احسب المبلغ المتبقي
بالنسبة لفاتورة مفتوحة بدون استرداد أو تسويات أخرى، المبلغ المتبقي = إجمالي الفاتورة − الدفعات − إشعارات الائتمان المطبقة. تشير النتيجة السلبية إلى رصيد العميل الذي يتطلب التخصيص أو الاسترداد؛ إنه ليس مبلغًا آخر يجب جمعه.
التوفيق بين المبالغ المستردة والمخصصات المستقبلية
عندما يكون لدى العميل رصيد دائن، قم بتوثيق المعاملة المتفق عليها. تتبع كل استخدام للرصيد مقابل رقم الملاحظة الخاص به. يعد استرداد الرصيد وتطبيقه على فاتورة أخرى من إجراءات التسوية المنفصلة التي يجب ألا تؤدي إلى تكرار المبلغ.
عملت المثال
فاتورة بقيمة 1200 جنيه إسترليني تم دفع 400 جنيه إسترليني منها بالفعل. يؤدي الائتمان الإجمالي البالغ 240 جنيهًا إسترلينيًا إلى تقليل المبلغ المتبقي إلى 560 جنيهًا إسترلينيًا: 1200 جنيه إسترليني - 400 جنيه إسترليني - 240 جنيهًا إسترلينيًا = 560 جنيهًا إسترلينيًا. تبقى الدفعة 400 جنيه إسترليني؛ الائتمان ليس إيصالًا نقديًا آخر.
عملية حسابية توضيحية، وليست دراسة حالة للعملاء.