Comece com a fatura original
Registre o total da fatura e todos os pagamentos já alocados. Identifique apenas as linhas ou valores que estão sendo ajustados. Se você concordar com uma redução percentual, indique se ela se aplica antes ou depois dos impostos e calcule de forma consistente.
Calcule o valor restante
Para uma fatura em aberto sem reembolso ou outros ajustes, valor restante = total da fatura − pagamentos − notas de crédito aplicadas. Um resultado negativo indica um crédito do cliente que necessita de atribuição ou reembolso; não é outro valor a cobrar.
Reconciliar reembolsos e alocações futuras
Quando o cliente tiver saldo credor, documentar o tratamento acordado. Acompanhe cada utilização do crédito em relação ao seu número de nota. Reembolsar um crédito e aplicá-lo a outra fatura são ações de liquidação separadas que não devem duplicar o valor.
Exemplo trabalhado
Uma fatura de £ 1.200 já tem £ 400 pagas. Um crédito total de £ 240 reduz o valor restante para £ 560: £ 1.200 - £ 400 - £ 240 = £ 560. O pagamento permanece em £ 400; o crédito não é outro recebimento de dinheiro.
Aritmética ilustrativa, não um estudo de caso de cliente.