Eine Rechnung erklärt, was geschuldet wird
In der Rechnung sind die Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Preise, die vereinbarte steuerliche Behandlung und der geschuldete Gesamtbetrag aufgeführt. Es kann auch die Zahlungsfrist und Anweisungen angegeben werden. Durch das Senden wird ein Abrechnungsgespräch gestartet. es stellt nicht sicher, dass Geld angekommen ist.
Beispielsweise kann eine Möbelrechnung über 1.200 USD teilweise unbezahlt bleiben, selbst nachdem das Geschäft eine Anzahlung von 300 USD akzeptiert hat. Der Rechnungsbetrag beträgt weiterhin 1.200 USD, während der ausstehende Betrag 900 USD beträgt.
Ein Zahlungsbeleg erläutert, was eingegangen ist
In der Quittung wird ein bestimmtes Zahlungsereignis einschließlich Datum, Methode und Betrag erfasst. Mehrere Belege können sich auf eine einzelne Rechnung beziehen. Eine endgültige Quittung sollte frühere Zahlungen berücksichtigen und nicht den gesamten Rechnungsbetrag als erneut erhaltenes Geld ausweisen.
- Rechnung: Rechnungsbetrag und Konditionen.
- Zahlungsbeleg: erhaltener Betrag und Zuordnung.
- Bestätigung der Bank oder des Anbieters: unterstützende Transaktions- und Abwicklungsaufzeichnung.
Verknüpfen Sie Verkauf, Zahlung und Abrechnung
Erstellen Sie zunächst die Rechnung oder Bestellung, erfassen Sie jede eingehende Zahlung und stellen Sie für jede bestätigte Zahlung eine Quittung aus. Gleichen Sie die Zahlung mit Bargeldzählungen, Bankeinträgen oder Anbieterabrechnungsberichten ab.
Wenn ein Zahlungsanbieter Gebühren einbehält, kann der vom Kunden gezahlte Betrag von der Nettobankeinzahlung abweichen. Halten Sie diese Zahlen getrennt, anstatt die Gebühr automatisch in einen Kundensaldo umzuwandeln.
Häufige Dokumentfehler
Vermeiden Sie es, eine unbezahlte Rechnung als „Bezahlt“ zu kennzeichnen, einen Kunden-Screenshot als ausgeglichenen Bankeintrag zu behandeln oder einen zweiten Verkauf zu erstellen, wenn Sie eine Zahlung für einen bestehenden Verkauf erfassen.
Auf einem Zahlungsbeleg fehlen möglicherweise die für eine Steuerrechnung erforderlichen Felder. Überprüfen Sie die geltenden Anforderungen für Ihre Transaktion, bevor Sie die beiden Dokumenttypen kombinieren.
Illustratives Geschäftsszenario
Möbelbestellung: Anzahlung und Restbetrag der Lieferung
Ein Möbelgeschäft akzeptiert eine Anzahlung für eine Bestellung im Wert von 1.200 USD. Der Kunde zahlt jetzt 300 USD; Die Lieferung und die Restzahlung erfolgen später.
| Rechnungssumme | USD 1,200.00 |
|---|---|
| Früher zugewiesene Zahlungen | USD 0.00 |
| Auf dieser Quittung erhaltener Betrag | USD 300.00 |
| Restguthaben | USD 900.00 |
Stellen Sie eine Einzahlungsquittung über 300 USD aus und weisen Sie den noch fälligen Betrag von 900 USD aus. Erstellen Sie bei der endgültigen Zahlung eine separate Quittung mit Bezug auf dieselbe Bestellung oder Rechnung. Schreiben Sie die Anzahlung nicht als vollständige Zahlung um.