Une facture explique ce qui est dû
La facture identifie les biens ou services, les quantités, les prix, le traitement fiscal convenu et le total dû. Il peut également indiquer le délai de paiement et les instructions. L'envoyer démarre une conversation de facturation ; cela ne prouve pas que l'argent est arrivé.
Par exemple, une facture de mobilier de 1 200 USD peut rester partiellement impayée même après que le magasin a accepté un acompte de 300 USD. Le total de la facture reste de 1 200 USD tandis que le solde impayé s'élève à 900 USD.
Un reçu de paiement explique ce qui a été reçu
Le reçu enregistre un événement de paiement particulier, y compris sa date, son mode et son montant. Plusieurs reçus peuvent concerner une seule facture. Un reçu final doit tenir compte des paiements antérieurs plutôt que de décrire le total total de la facture comme de l'argent reçu à nouveau.
- Facture : montant facturé et modalités.
- Reçu de paiement : montant reçu et répartition.
- Confirmation de la banque ou du fournisseur : justificatif de la transaction et du règlement.
Lier la vente, le paiement et le règlement
Créez d'abord la facture ou la commande, enregistrez chaque paiement entrant et émettez un reçu pour chaque paiement reconnu. Rapprochez le paiement avec les espèces comptées, les écritures bancaires ou les rapports de règlement des fournisseurs.
Lorsqu'un prestataire de paiement déduit des frais, le montant payé par le client peut différer du dépôt bancaire net. Gardez ces chiffres séparés plutôt que de transformer automatiquement les frais en solde client.
Erreurs courantes dans les documents
Évitez de qualifier une facture impayée de Payée, de traiter une capture d'écran d'un client comme une entrée bancaire compensée ou de créer une deuxième vente lorsque vous enregistrez un paiement sur une vente existante.
Un reçu de paiement peut manquer de champs requis pour une facture fiscale. Passez en revue les exigences applicables à votre transaction avant de combiner les deux types de documents.
Scénario commercial illustratif
Commande de meubles : acompte et solde de livraison
Un magasin de meubles accepte une caution sur une commande de 1 200 USD. Le client paie maintenant 300 USD ; la livraison et le paiement restant auront lieu plus tard.
| Total de la facture | USD 1,200.00 |
|---|---|
| Paiements attribués antérieurement | USD 0.00 |
| Montant reçu sur ce reçu | USD 300.00 |
| Solde restant | USD 900.00 |
Émettez un reçu de dépôt de 300 USD et indiquez 900 USD restant dus. Lors du paiement final, créez un reçu séparé faisant référence à la même commande ou facture ; ne réécrivez pas le dépôt comme un paiement intégral.