Faites correspondre le transfert avant de reconnaître les fonds compensés
Comparez le payeur, le montant, la devise, la date et la référence de la transaction avec le dossier de la banque ou du prestataire de paiement. Si un paiement couvre plusieurs factures, enregistrez la répartition afin que chaque solde de facture reflète la part correcte.
Une capture d’écran ou une demande de transfert peut être une piste utile, mais elle ne remplace pas la vérification du compte destinataire. Enregistrement en attente lorsque la confirmation n'est pas encore arrivée plutôt que d'impliquer des fonds compensés.
Quelle référence de paiement doit apparaître ?
Copiez l'identifiant réel de la banque ou du fournisseur correspondant au paiement. Selon le système, il peut être appelé UTR, identifiant de transaction ou référence de transfert. Conservez également votre propre numéro de reçu et le numéro de facture associé.
Si la référence est manquante ou ambiguë, enquêtez sur la transaction avant d'inventer un identifiant. Un numéro de reçu est un identifiant de document interne et non une confirmation bancaire indépendante.
Réconcilier le paiement brut, les frais et le règlement net
Dans le paiement de service illustratif de 500 GBP ci-dessous, des frais de fournisseur de 10 GBP laissent un dépôt bancaire de 490 GBP. Lorsque les frais sont à la charge de l'entreprise et que le prestataire confirme le paiement intégral, rapprochez le montant brut des frais et du dépôt net.
Si le client envoie moins que nécessaire ou si des frais intermédiaires affectent le montant crédité selon les conditions convenues, recherchez qui supporte ces frais avant de décider s'il reste un solde client.
Le chèque reçu et le chèque compensé sont des événements distincts
Les noms d'aperçu en gros fournis ne vérifient pas. 004418. Un chèque réel peut être accusé de réception alors qu'il est encore en attente d'apurement. Conservez la référence du chèque et le statut de dédouanement dans le dossier de paiement.
Si un chèque est retourné ou qu'un paiement numérique est annulé, mettez à jour le solde de la facture et conservez l'annulation liée au reçu original. Un timbre payé imprimé n’établit pas de règlement.
Scénario commercial illustratif
Facture de service : virement bancaire avec frais de traitement
Un client paie une facture de service de 500 GBP. Un prestataire de paiement déduit des frais de 10 GBP et dépose 490 GBP sur le compte professionnel.
| Total de la facture | GBP 500.00 |
|---|---|
| Paiements attribués antérieurement | GBP 0.00 |
| Montant reçu sur ce reçu | GBP 500.00 |
| Solde restant | GBP 0.00 |
Lorsque le prestataire confirme que le client a payé 500 GBP et que l'entreprise supporte les frais, le reçu peut accuser réception de 500 GBP. Rapprochez le règlement net de 490 GBP plus les frais de 10 GBP avec le paiement brut de 500 GBP ; n'affichent pas automatiquement les frais comme une dette client.