Combine a transferência antes de reconhecer os fundos liberados
Compare o pagador, o valor, a moeda, a data e a referência da transação com o registro do banco ou do provedor de pagamento. Se um pagamento abranger diversas faturas, registre a alocação para que o saldo de cada fatura reflita a parcela correta.
Uma captura de tela ou solicitação de transferência pode ser uma pista útil, mas não substitui a verificação da conta receptora. Registro Pendente quando a confirmação ainda não chegou, em vez de implicar fundos liberados.
Qual referência de pagamento deve aparecer?
Copie o identificador real do banco ou provedor relevante para o pagamento. Dependendo do sistema, pode ser denominado UTR, ID de transação ou referência de transferência. Guarde também o seu próprio número de recibo e o número da fatura relacionada.
Se a referência estiver faltando ou for ambígua, investigue a transação antes de inventar um identificador. Um número de recibo é um identificador interno de documento, não uma confirmação bancária independente.
Reconciliar pagamento bruto, taxas e liquidação líquida
No pagamento de serviço ilustrativo de GBP 500 abaixo, uma taxa de provedor de GBP 10 deixa um depósito bancário de GBP 490. Quando a taxa for suportada pela empresa e o fornecedor confirmar o pagamento integral, reconcilie o valor bruto com a taxa e o depósito líquido.
Se o cliente enviar menos do que o necessário ou se uma taxa intermediária afetar o valor creditado nos termos acordados, investigue quem arca com essa cobrança antes de decidir se resta saldo do cliente.
Cheque recebido e cheque compensado são eventos separados
Os nomes de visualização no atacado fornecidos verificam não. 004418. Um cheque real pode ser confirmado no recebimento enquanto ainda aguarda liberação. Mantenha a referência do cheque e o status da liberação no registro de pagamento.
Se um cheque for devolvido ou um pagamento digital for estornado, atualize o saldo da fatura e mantenha o estorno vinculado ao recibo original. Um selo Pago impresso não estabelece liquidação.
Cenário de negócios ilustrativo
Fatura de serviço: transferência bancária com taxa de processamento
Um cliente paga uma fatura de serviço de GBP 500. Um provedor de pagamento deduz uma taxa de GBP 10 e deposita GBP 490 na conta comercial.
| Total da fatura | GBP 500.00 |
|---|---|
| Pagamentos alocados anteriormente | GBP 0.00 |
| Valor recebido neste recibo | GBP 500.00 |
| Saldo restante | GBP 0.00 |
Quando o fornecedor confirmar que o cliente pagou 500 GBP e que a empresa suporta a taxa, o recibo pode reconhecer 500 GBP. Reconciliar a liquidação líquida de 490 GBP mais a taxa de 10 GBP com o pagamento bruto de 500 GBP; não mostram automaticamente a taxa como uma dívida do cliente.