Uma fatura explica o que é devido
A fatura identifica os bens ou serviços, quantidades, preços, tratamento fiscal acordado e total devido. Também pode indicar o prazo e as instruções de pagamento. O envio inicia uma conversa de cobrança; não estabelece que o dinheiro chegou.
Por exemplo, uma fatura de mobília de 1.200 dólares americanos pode permanecer parcialmente não paga mesmo depois de a loja ter aceitado um depósito de 300 dólares americanos. O total da fatura permanece em US$ 1.200, enquanto o saldo devedor passa a ser de US$ 900.
Um recibo de pagamento explica o que foi recebido
O recibo registra um determinado evento de pagamento, incluindo sua data, método e valor. Vários recibos podem estar relacionados a uma única fatura. Um recibo final deve contabilizar os pagamentos anteriores, em vez de descrever o total da fatura como dinheiro recebido novamente.
- Fatura: valor faturado e prazos.
- Comprovante de pagamento: valor recebido e destinação.
- Confirmação do banco ou fornecedor: suporte ao registro de transação e liquidação.
Vincule a venda, pagamento e liquidação
Crie primeiro a fatura ou pedido, registre cada pagamento recebido e emita um recibo para cada pagamento reconhecido. Reconcilie o pagamento com contagens de dinheiro, lançamentos bancários ou relatórios de liquidação do fornecedor.
Quando um provedor de pagamento deduz taxas, o valor pago pelo cliente pode ser diferente do depósito bancário líquido. Mantenha esses números separados em vez de transformar automaticamente a taxa no saldo do cliente.
Erros comuns em documentos
Evite rotular uma fatura não paga como Paga, tratar uma captura de tela do cliente como uma entrada bancária compensada ou criar uma segunda venda ao registrar o pagamento de uma venda existente.
Um recibo de pagamento pode não ter campos obrigatórios para uma nota fiscal. Revise os requisitos aplicáveis à sua transação antes de combinar os dois tipos de documentos.
Cenário de negócios ilustrativo
Pedido de móveis: depósito e saldo de entrega
Uma loja de móveis aceita depósito para um pedido de US$ 1.200. O cliente paga agora US$ 300; a entrega e o restante pagamento ocorrerão posteriormente.
| Total da fatura | USD 1,200.00 |
|---|---|
| Pagamentos alocados anteriormente | USD 0.00 |
| Valor recebido neste recibo | USD 300.00 |
| Saldo restante | USD 900.00 |
Emita um recibo de depósito de US$ 300 e mostre os US$ 900 ainda devidos. No pagamento final, crie um recibo separado referenciando o mesmo pedido ou fatura; não reescreva o depósito como um pagamento integral.