Una factura explica lo que se debe
La factura identifica los bienes o servicios, cantidades, precios, tratamiento fiscal acordado y total adeudado. También puede indicar la fecha límite de pago y las instrucciones. Al enviarlo se inicia una conversación sobre facturación; no establece que haya llegado dinero.
Por ejemplo, una factura de muebles de 1.200 dólares puede quedar parcialmente impaga incluso después de que la tienda haya aceptado un depósito de 300 dólares. El total de la factura sigue siendo de 1200 USD, mientras que el saldo pendiente pasa a ser de 900 USD.
Un recibo de pago explica lo que se recibió.
El recibo registra un evento de pago particular, incluida su fecha, método y monto. Varios recibos pueden referirse a una sola factura. Un recibo final debe dar cuenta de pagos anteriores en lugar de describir el total de la factura como dinero recibido nuevamente.
- Factura: importe facturado y plazos.
- Recibo de pago: importe recibido y asignación.
- Confirmación del banco o proveedor: respaldo de la transacción y registro de liquidación.
Vincular la venta, el pago y la liquidación
Primero cree la factura o el pedido, registre cada pago entrante y emita un recibo por cada pago reconocido. Conciliar el pago con conteo de efectivo, asientos bancarios o informes de liquidación de proveedores.
Cuando un proveedor de pagos deduce las tarifas, el importe pagado por el cliente puede diferir del depósito bancario neto. Mantenga esas cifras separadas en lugar de convertir automáticamente la tarifa en un saldo del cliente.
Errores comunes en los documentos
Evite etiquetar una factura impaga como Pagada, tratar una captura de pantalla del cliente como un asiento bancario compensado o crear una segunda venta cuando registre un pago en una venta existente.
Es posible que un recibo de pago carezca de campos requeridos para una factura de impuestos. Revise los requisitos aplicables a su transacción antes de combinar los dos tipos de documentos.
Escenario empresarial ilustrativo
Pedido de muebles: depósito y saldo de entrega
Una tienda de muebles acepta un depósito por un pedido de 1200 dólares. El cliente paga ahora 300 USD; La entrega y el pago restante se realizarán más tarde.
| total de la factura | USD 1,200.00 |
|---|---|
| Pagos asignados anteriormente | USD 0.00 |
| Monto recibido en este recibo | USD 300.00 |
| Saldo restante | USD 900.00 |
Emitir un recibo de depósito por USD 300 y mostrar USD 900 aún adeudados. En el pago final, cree un recibo separado que haga referencia al mismo pedido o factura; no reescriba el depósito como un pago completo.