Haga coincidir la transferencia antes de reconocer los fondos compensados
Compare el pagador, el monto, la moneda, la fecha y la referencia de la transacción con el registro del banco o del proveedor de pagos. Si un pago cubre varias facturas, registre la asignación para que el saldo de cada factura refleje la proporción correcta.
Una captura de pantalla o una solicitud de transferencia pueden ser una pista útil, pero no sustituyen la verificación de la cuenta receptora. Registro pendiente cuando la confirmación aún no ha llegado en lugar de implicar fondos liquidados.
¿Qué referencia de pago debe aparecer?
Copie el identificador real del banco o proveedor relevante para el pago. Dependiendo del sistema, puede denominarse UTR, ID de transacción o referencia de transferencia. Conserve también su propio número de recibo y el número de factura relacionado.
Si falta la referencia o es ambigua, investigue la transacción antes de inventar un identificador. Un número de recibo es un identificador de documento interno, no una confirmación bancaria independiente.
Conciliar pago bruto, comisiones y liquidación neta
En el pago de servicio ilustrativo de 500 GBP que aparece a continuación, una tarifa de proveedor de 10 GBP deja un depósito bancario de 490 GBP. Cuando la tarifa corre a cargo de la empresa y el proveedor confirma el pago completo, concilie el monto bruto con la tarifa y el depósito neto.
Si el cliente envía menos de lo requerido, o una tarifa de intermediario afecta el monto acreditado según los términos acordados, investigue quién asume ese cargo antes de decidir si queda saldo del cliente.
El cheque recibido y el cheque compensado son eventos separados
Los nombres de vista previa al por mayor suministrados marcan no. 004418. Se puede acusar recibo de un cheque real mientras aún se espera su autorización. Mantenga la referencia del cheque y el estado de liquidación en el registro de pago.
Si se devuelve un cheque o se revierte un pago digital, actualice el saldo de la factura y mantenga la reversión vinculada al recibo original. Un sello de Pagado impreso no establece una liquidación.
Escenario empresarial ilustrativo
Factura de servicio: transferencia bancaria con tarifa de procesamiento
Un cliente paga una factura de servicio de 500 GBP. Un proveedor de pagos deduce una tarifa de 10 GBP y deposita 490 GBP en la cuenta comercial.
| total de la factura | GBP 500.00 |
|---|---|
| Pagos asignados anteriormente | GBP 0.00 |
| Monto recibido en este recibo | GBP 500.00 |
| Saldo restante | GBP 0.00 |
Cuando el proveedor confirma que el cliente pagó 500 GBP y la empresa corre con la tarifa, el recibo puede reconocer 500 GBP. Concilie la liquidación neta de 490 GBP más la tarifa de 10 GBP con el pago bruto de 500 GBP; no muestre automáticamente la tarifa como una deuda del cliente.