قم بمطابقة التحويل قبل الإقرار بالأموال المقاصة
قارن الدافع والمبلغ والعملة والتاريخ ومرجع المعاملة مع سجل البنك أو مزود الدفع. إذا كانت الدفعة تغطي عدة فواتير، فقم بتسجيل التخصيص بحيث يعكس كل رصيد فاتورة الحصة الصحيحة.
يمكن أن تكون لقطة الشاشة أو طلب النقل بمثابة دليل مفيد، ولكنها ليست بديلاً عن التحقق من الحساب المتلقي. السجل معلق عندما لا يصل التأكيد بعد، بدلاً من الإشارة إلى الأموال المقاصة.
ما هو مرجع الدفع الذي يجب أن يظهر؟
انسخ معرف البنك أو المزود الفعلي ذي الصلة بالدفع. اعتمادًا على النظام، قد يطلق عليه اسم UTR أو معرف المعاملة أو مرجع النقل. احتفظ أيضًا برقم الإيصال الخاص بك ورقم الفاتورة ذات الصلة.
إذا كان المرجع مفقودًا أو غامضًا، فتحقق من المعاملة قبل اختراع معرف. رقم الإيصال هو معرف مستند داخلي، وليس تأكيدًا مصرفيًا مستقلاً.
التوفيق بين إجمالي الدفع والرسوم وصافي التسوية
في الدفعة التوضيحية للخدمة بقيمة 500 جنيه إسترليني أدناه، تترك رسوم مقدم الخدمة البالغة 10 جنيهات إسترلينية وديعة مصرفية بقيمة 490 جنيهًا إسترلينيًا. عندما تتحمل الشركة الرسوم ويؤكد مقدم الخدمة الدفع الكامل، قم بتسوية المبلغ الإجمالي مع الرسوم وصافي الإيداع.
إذا أرسل العميل أقل من المطلوب، أو كانت هناك رسوم وسيطة تؤثر على المبلغ المضاف بموجب الشروط المتفق عليها، فتحقق من الذي يتحمل هذه الرسوم قبل أن تقرر ما إذا كان رصيد العميل سيبقى أم لا.
الشيك المستلم والشيك المقاصة هما حدثان منفصلان
أسماء المعاينة بالجملة المتوفرة تحقق من الرقم. 004418. يمكن الإقرار بالشيك الفعلي عند الاستلام بينما لا يزال في انتظار التخليص. احتفظ بمرجع الشيك وحالة التخليص في سجل الدفع.
إذا تم إرجاع شيك أو إلغاء دفعة رقمية، فقم بتحديث رصيد الفاتورة واحتفظ بالإلغاء مرتبطًا بالإيصال الأصلي. الختم المطبوع المدفوع لا يثبت التسوية.
سيناريو الأعمال التوضيحية
فاتورة الخدمة: تحويل بنكي مع رسوم المعالجة
يدفع العميل فاتورة خدمة بقيمة 500 جنيه إسترليني. يقوم مزود الدفع بخصم رسوم قدرها 10 جنيهات إسترلينية وإيداع 490 جنيهًا إسترلينيًا في حساب الأعمال.
| إجمالي الفاتورة | GBP 500.00 |
|---|---|
| المدفوعات المخصصة في وقت سابق | GBP 0.00 |
| المبلغ المستلم في هذا الإيصال | GBP 500.00 |
| الرصيد المتبقي | GBP 0.00 |
عندما يؤكد مقدم الخدمة أن العميل دفع 500 جنيه إسترليني وأن الشركة تتحمل الرسوم، يمكن أن يقر الإيصال بمبلغ 500 جنيه إسترليني. قم بتسوية صافي التسوية البالغة 490 جنيهًا إسترلينيًا بالإضافة إلى رسوم 10 جنيهات إسترلينية مع إجمالي الدفعة البالغة 500 جنيه إسترليني؛ لا تظهر الرسوم تلقائيًا كدين للعميل.