Gleichen Sie die Überweisung ab, bevor Sie die frei verfügbaren Mittel bestätigen
Vergleichen Sie Zahler, Betrag, Währung, Datum und Transaktionsreferenz mit dem Datensatz der Bank oder des Zahlungsanbieters. Wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen umfasst, erfassen Sie die Zuordnung, sodass jeder Rechnungssaldo den richtigen Anteil widerspiegelt.
Ein Screenshot oder eine Überweisungsanfrage kann ein nützlicher Hinweis sein, ersetzt jedoch nicht die Überprüfung des Empfängerkontos. „Eintrag ausstehend“, wenn die Bestätigung noch nicht eingetroffen ist, und impliziert nicht die Angabe freier Mittel.
Welche Zahlungsreferenz soll erscheinen?
Kopieren Sie die tatsächliche Bank- oder Anbieterkennung, die für die Zahlung relevant ist. Je nach System kann es UTR, Transaktions-ID oder Übertragungsreferenz heißen. Bewahren Sie außerdem Ihre eigene Belegnummer und die zugehörige Rechnungsnummer auf.
Wenn die Referenz fehlt oder nicht eindeutig ist, untersuchen Sie die Transaktion, bevor Sie einen Bezeichner erfinden. Eine Belegnummer ist eine interne Dokumentenkennung und keine unabhängige Bankbestätigung.
Gleichen Sie Bruttozahlung, Gebühren und Nettoabrechnung ab
Bei der unten beispielhaften Servicezahlung von 500 GBP verbleibt bei einer Anbietergebühr von 10 GBP eine Bankeinzahlung von 490 GBP. Wenn die Gebühr vom Unternehmen getragen wird und der Anbieter die vollständige Zahlung bestätigt, gleichen Sie den Bruttobetrag mit der Gebühr und der Nettoeinzahlung ab.
Wenn der Kunde weniger als erforderlich sendet oder eine Vermittlungsgebühr Auswirkungen auf den gemäß den vereinbarten Bedingungen gutgeschriebenen Betrag hat, prüfen Sie, wer diese Gebühr trägt, bevor Sie entscheiden, ob ein Kundenguthaben verbleibt.
Scheckeingang und Scheckeinlösung sind separate Ereignisse
Die mitgelieferten Großhandelsvorschaunamen prüfen Nr. 004418. Ein tatsächlicher Scheck kann beim Empfang bestätigt werden, während noch auf die Freigabe gewartet wird. Behalten Sie die Scheckreferenz und den Freigabestatus im Zahlungsdatensatz bei.
Wenn ein Scheck zurückgegeben oder eine digitale Zahlung storniert wird, aktualisieren Sie den Rechnungssaldo und verknüpfen Sie die Stornierung mit dem Originalbeleg. Ein ausgedruckter Bezahlt-Stempel stellt keine Abrechnung dar.
Illustratives Geschäftsszenario
Leistungsrechnung: Banküberweisung mit Bearbeitungsgebühr
Ein Kunde bezahlt eine Servicerechnung über 500 GBP. Ein Zahlungsanbieter zieht eine Gebühr von 10 GBP ab und zahlt 490 GBP auf das Geschäftskonto ein.
| Rechnungssumme | GBP 500.00 |
|---|---|
| Früher zugewiesene Zahlungen | GBP 0.00 |
| Auf dieser Quittung erhaltener Betrag | GBP 500.00 |
| Restguthaben | GBP 0.00 |
Wenn der Anbieter bestätigt, dass der Kunde 500 GBP gezahlt hat und das Unternehmen die Gebühr trägt, kann die Quittung 500 GBP bestätigen. Gleichen Sie die Nettozahlung von 490 GBP plus 10 GBP Gebühr mit der Bruttozahlung von 500 GBP ab. die Gebühr nicht automatisch als Kundenschuld ausweisen.