Was ist bei einer Barzahlung zu erfassen?
Zeigen Sie „Bargeld“ als Zahlungsmethode, die Quittungsnummer, das Zahlungsdatum, die Zahler- oder Verkaufsreferenz, die Währung und den zugeordneten Betrag an. Wenn Ihr Schalterprozess Bargeld und Wechselgeld erfasst, kennzeichnen Sie beides deutlich.
Bei einem 80-Euro-Verkauf, der mit einem 100-Euro-Schein bezahlt wird, beträgt die Verkaufszahlung 80 Euro und das Rückgeld 20 Euro. In der Kasse sind nach der Transaktion nur noch 80 Euro mehr übrig.
Ein Beispiel für den täglichen Bargeldabgleich
Veranschaulichender Geschäftstag: Eröffnungsbestand 100 EUR + Barverkäufe 480 EUR – Barrückerstattungen 30 EUR – erfasste Barausgaben 20 EUR = erwarteter Schlussbarbetrag 530 EUR. Bei einer physischen Zählung von 525 EUR ergibt sich ein Defizit von 5 EUR, das untersucht werden muss.
Vergleichen Sie die Zählung mit den Belegsummen und Bargeldbewegungen. Halten Sie Karten- und Banküberweisungsbelege von den Gesamtbeträgen für Barverkäufe fern und unterscheiden Sie Bargeld, das für eine Bankeinzahlung entnommen wurde, von den Ausgaben.
Rückerstattungen und stornierte Kassenbelege
Erfassen Sie eine Barrückerstattung als ausgehende Transaktion, die mit der Originalquittung verknüpft ist. Halten Sie den ursprünglichen Verkauf und die Rückerstattung rückverfolgbar, anstatt den Verkaufsdatensatz zu löschen.
Kennzeichnen Sie entwertete oder doppelte Belege deutlich und bewahren Sie den Grund auf. Eine Lücke in einer Belegfolge lässt sich leichter erklären, wenn der zugehörige Stornosatz beibehalten wird.
Warum Bargeldbelege immer noch wichtig sind
Bargeld und digitale Zahlungen existieren nebeneinander. Die Verbraucherstudie der EZB aus dem Jahr 2024 ergab, dass Bargeld zahlenmäßig 52 % der Point-of-Sale-Transaktionen im Euroraum ausmachte. Diese Zahl ist spezifisch für den Euroraum und beschreibt nicht jedes Land oder den Anteil nach Wert.
Ein einheitliches Quittungsformat hilft den Mitarbeitern, bei Bargeld- und elektronischen Zahlungen dieselben Felder zu verwenden. Eine tägliche Zählung überprüft die tatsächlichen Bargeldbewegungen und verlässt sich nicht nur auf die Quittung.
Illustratives Geschäftsszenario
Verkaufstheke: Bargeld und Wechselgeld
Ein Kunde bezahlt einen 80-Euro-Einkauf mit einem 100-Euro-Schein und erhält 20 Euro Wechselgeld.
| Rechnungssumme | EUR 80.00 |
|---|---|
| Früher zugewiesene Zahlungen | EUR 0.00 |
| Auf dieser Quittung erhaltener Betrag | EUR 80.00 |
| Restguthaben | EUR 0.00 |
Die dem Kauf zugeordnete Zahlung beträgt 80 EUR. Zeigen Sie als Bargeld 100 EUR an und tauschen Sie bei Bedarf 20 EUR separat aus. Würde man den gesamten Schein als Verkaufserlös zählen, würde dieser Verkauf um 20 Euro zu hoch angesetzt.