فاتورة توضح ما هو مستحق
وتحدد الفاتورة البضائع أو الخدمات والكميات والأسعار والمعاملة الضريبية المتفق عليها وإجمالي المستحق. ويمكنه أيضًا تحديد الموعد النهائي للدفع والتعليمات. يؤدي إرسالها إلى بدء محادثة بشأن الفوترة؛ ولا يثبت وصول الأموال.
على سبيل المثال، يمكن أن تظل فاتورة الأثاث بقيمة 1,200 دولار أمريكي غير مدفوعة جزئيًا حتى بعد قبول المتجر لإيداع مبلغ 300 دولار أمريكي. يبقى إجمالي الفاتورة 1,200 دولار أمريكي بينما يصبح الرصيد المستحق 900 دولار أمريكي.
إيصال الدفع يوضح ما تم استلامه
يسجل الإيصال حدث دفع معين، بما في ذلك تاريخه وطريقته ومبلغه. يمكن أن ترتبط عدة إيصالات بفاتورة واحدة. يجب أن يأخذ الإيصال النهائي في الاعتبار الدفعات السابقة بدلاً من وصف إجمالي الفاتورة بالكامل كأموال مستلمة مرة أخرى.
- الفاتورة: المبلغ المفوتر والشروط.
- إيصال الدفع: المبلغ المستلم والتخصيص.
- تأكيد البنك أو المزود: دعم سجل المعاملات والتسوية.
ربط البيع والدفع والتسوية
قم بإنشاء الفاتورة أو الطلب أولاً، وقم بتسجيل كل دفعة واردة مقابلها، ثم قم بإصدار إيصال لكل دفعة تم الإقرار بها. قم بتسوية الدفع مع النقد المحسوب أو الإدخالات المصرفية أو تقارير تسوية مقدم الخدمة.
عندما يقوم مزود الدفع بخصم الرسوم، يمكن أن يختلف المبلغ المدفوع من قبل العميل عن صافي الإيداع البنكي. احتفظ بهذه الأرقام منفصلة بدلاً من تحويل الرسوم تلقائيًا إلى رصيد العميل.
الأخطاء الشائعة في المستندات
تجنب تصنيف الفاتورة غير المدفوعة بأنها "مدفوعة"، أو التعامل مع لقطة شاشة العميل كإدخال بنكي مكتمل، أو إنشاء عملية بيع ثانية عند تسجيل دفعة على عملية بيع موجودة.
قد لا يحتوي إيصال الدفع على الحقول المطلوبة للفاتورة الضريبية. قم بمراجعة المتطلبات المعمول بها لمعاملتك قبل دمج نوعي المستندات.
سيناريو الأعمال التوضيحية
طلب الأثاث: رصيد الإيداع والتسليم
يقبل متجر الأثاث إيداعًا لطلب بقيمة 1200 دولار أمريكي. يدفع العميل الآن 300 دولار أمريكي؛ التسليم والدفع المتبقي سيتم في وقت لاحق.
| إجمالي الفاتورة | USD 1,200.00 |
|---|---|
| المدفوعات المخصصة في وقت سابق | USD 0.00 |
| المبلغ المستلم في هذا الإيصال | USD 300.00 |
| الرصيد المتبقي | USD 900.00 |
قم بإصدار إيصال إيداع بقيمة 300 دولار أمريكي وإظهار أن مبلغ 900 دولار أمريكي لا يزال مستحقًا. عند الدفع النهائي، قم بإنشاء إيصال منفصل يشير إلى نفس الطلب أو الفاتورة؛ لا تقم بإعادة كتابة الوديعة كدفعة كاملة.