Schritt 1
Wählen Sie die richtige Berichts- und Datumsbasis
Eine Bestandsübersicht zeigt eine Menge zu einem bestimmten Zeitpunkt; Ein Verkaufsbericht fasst Transaktionen über einen Zeitraum hinweg zusammen. Bei den Forderungen sind unbezahlte Beträge ausgewiesen. Das Rechnungsdatum, das Lieferdatum und das Zahlungsdatum können zu unterschiedlichen Zeiträumen gehören. Überprüfen Sie daher, welchen Zeitraum der Bericht verwendet.
- Geben Sie die Geschäftsfrage an, bevor Sie den Bericht auswählen.
- Legen Sie Daten, Orte und andere verfügbare Filter fest.
- Prüfen Sie, wie mit Wechseln, Retouren, Gutschriften und Stornierungen umgegangen wird.
Schritt 2
Überprüfen Sie Mengen, Werte und Währungen
Lagerbestandsmenge und Lagerwert sind unterschiedliche Maßeinheiten. Der Umsatz unterscheidet sich auch vom erhaltenen Bargeld. Vermeiden Sie die Kombination von Beträgen in verschiedenen Währungen ohne dokumentierte Umrechnungsbasis und überprüfen Sie, ob die Beträge Steuern enthalten oder nicht.
- Lesen Sie die Einheit, Währung und Steuerbasis jeder Spalte.
- Unterscheiden Sie Einnahmen, Einnahmen und ausstehende Beträge.
- Vergleichen Sie eine Beispielzeile mit ihrem Quelldokument.
Schritt 3
Gleichen Sie Ausnahmen ab und behalten Sie den Berichtskontext bei
Wenn eine Gesamtsumme falsch aussieht, beginnen Sie mit den Filtern und Definitionen, bevor Sie von fehlenden Datensätzen ausgehen. Verfolgen Sie ungewöhnliche Werte auf Rechnungen, Quittungen oder Lagerbewegungen. Nutzen Sie die in Ihrem Workflow verfügbaren Export- oder Speicheroptionen und behalten Sie den Berichtszeitraum und die Filtereinstellungen bei.
- Untersuchen Sie negative Bestände und überfällige Salden.
- Überprüfen Sie Teilzahlungen, Retouren und verspätete Transaktionen.
- Notieren Sie das Berichtsdatum und die Filter, wenn Sie Ergebnisse teilen.
Ausgearbeitetes Beispiel
Beispiel: Einnahmen im Vergleich zu erhaltenen Barmitteln
Im Laufe eines Monats wurden insgesamt 5.000 Rechnungen ausgestellt, während für diese Rechnungen insgesamt 3.000 Zahlungen eingegangen sind. Die restlichen 2.000 sind vor Gutschriften unbezahlt. Ein Kassenbericht kann auch Zahlungen für ältere Rechnungen enthalten, daher muss er nicht unbedingt den monatlich in Rechnung gestellten Einnahmen entsprechen.
Anschauliches Beispiel; Verwenden Sie Ihre eigenen Transaktionsdaten.
Häufig gestellte Fragen
Warum unterscheidet sich mein Verkaufsbericht von meinen Bankeinlagen?
Verkäufe und Zahlungen können in unterschiedlichen Zeiträumen erfolgen. Auch Teilzahlungen, ältere Rechnungen, Gebühren, Gutschriften und die Datumsbasis des Berichts können zu Differenzen führen.
Kann ich den Aktienwert verschiedener Währungen summieren?
Nur mit einer durchgängig dokumentierten Umrechnungsbasis. Halten Sie die Originalwährungen identifizierbar und verstehen Sie die verwendeten Wechselkurse und Bewertungsmethoden.