paso 1
Elija el informe y la fecha correctos
Una instantánea de existencias muestra una cantidad en un momento determinado; un informe de ventas resume las transacciones durante un período. Las cuentas por cobrar muestran saldos impagos. La fecha de factura, la fecha de entrega y la fecha de pago pueden pertenecer a diferentes períodos, así que verifique cuál utiliza el informe.
- Indique la pregunta comercial antes de seleccionar el informe.
- Establece fechas, ubicaciones y otros filtros disponibles.
- Consulta cómo se tratan los giros, devoluciones, créditos y cancelaciones.
paso 2
Consultar cantidades, valores y monedas.
La cantidad y el valor del inventario son medidas diferentes. Los ingresos también son diferentes del efectivo recibido. Evite combinar montos en diferentes monedas sin una base de conversión documentada y verifique si los montos incluyen o excluyen impuestos.
- Lea la unidad, moneda y base impositiva de cada columna.
- Distinguir ingresos, cobros y saldos pendientes.
- Compare una fila de muestra con su documento fuente.
paso 3
Conciliar excepciones y conservar el contexto del informe
Cuando un total parece incorrecto, comience con los filtros y definiciones antes de asumir registros faltantes. Rastree valores inusuales en facturas, recibos o movimientos de stock. Utilice las opciones de exportación o guardado disponibles en su flujo de trabajo y conserve el período del informe y la configuración del filtro.
- Investigar stock negativo y saldos vencidos.
- Consulta pagos parciales, devoluciones y operaciones atrasadas.
- Registre la fecha del informe y filtre al compartir resultados.
Ejemplo resuelto
Ejemplo: ingresos versus efectivo recibido
Las facturas emitidas suman 5.000 durante un mes, mientras que los pagos recibidos contra esas facturas suman 3.000. Los 2.000 restantes se encuentran impagos antes de créditos. Un informe de caja también puede incluir pagos de facturas más antiguas, por lo que no es necesario que sea igual a los ingresos facturados mensuales.
Ejemplo ilustrativo; Utilice sus propios datos de transacción.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi informe de ventas difiere de mis depósitos bancarios?
Las ventas y los pagos pueden ocurrir en diferentes períodos. Los pagos parciales, las facturas más antiguas, las tarifas, los créditos y la fecha del informe también pueden producir diferencias.
¿Puedo sumar el valor de las acciones entre monedas?
Sólo con una base de conversión documentada consistente. Mantenga identificables las monedas originales y comprenda los tipos de cambio y el método de valoración utilizados.