paso 1
Preparar la información del cliente y de facturación.
Confirme quién recibe y aprueba la factura antes de enviarla. Utilice la moneda de facturación acordada y los datos del cliente, e incluya una referencia de la orden de compra si el comprador la requiere. Mantenga la dirección de entrega separada cuando los productos vayan a otra ubicación.
- Confirme el nombre del cliente, la dirección de facturación y el contacto.
- Asigne una referencia de factura única y una fecha de emisión.
- Registre la referencia del pedido y el plazo de pago acordado.
paso 2
Crear y revisar las líneas de pedido
Describe claramente cada artículo o servicio. Consulta cantidades, unidades, precios y descuentos contra el pedido. La información fiscal depende de su transacción y jurisdicción; seleccionar el tratamiento aplicable antes de calcular el importe final.
- Multiplique la cantidad por el precio unitario de cada línea.
- Aplicar descuentos acordados e impuestos aplicables.
- Muestre el flete, el subtotal, la moneda y el total adeudado por separado.
paso 3
Enviar la factura y conciliar los pagos
Envíe el documento revisado al contacto de facturación y conserve la copia emitida. Aplicar cada pago o crédito a esa factura. Una factura abierta tiene un saldo impago; una factura vencida tiene un saldo impago después de la fecha de vencimiento acordada.
- Incluya instrucciones de pago y la referencia de la factura.
- Registrar fechas de pago, montos y referencias.
- Haga un seguimiento utilizando el saldo restante después de pagos y créditos.
Ejemplo resuelto
Ejemplo: una factura parcialmente pagada
Una factura asciende a 1.200 en la moneda acordada. El cliente paga 400 y recibe un crédito de 100. El saldo pendiente es 1200 − 400 − 100 = 700. Mantenga juntos la factura original y ambos registros de ajuste.
Ejemplo ilustrativo; Utilice sus propios datos de transacción.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura solicita el pago de un suministro. Un recibo reconoce un pago recibido. Utilice ambos cuando necesite un registro de lo que se facturó y lo que se pagó.
¿Debo sobrescribir una factura después de una devolución?
Conservar el registro emitido y utilizar el documento de ajuste vinculado apropiado para la transacción. Esto mantiene rastreables la factura original y el saldo resultante.