Etapa 1
Preparar as informações do cliente e de faturamento
Confirme quem recebe e aprova a fatura antes de enviá-la. Use a moeda de cobrança acordada e os detalhes do cliente e inclua uma referência de pedido de compra, se o comprador exigir. Mantenha o endereço de entrega separado quando a mercadoria for para outro local.
- Confirme o nome do cliente, endereço de cobrança e contato.
- Atribua uma referência de fatura e data de emissão exclusivas.
- Registe a referência da encomenda e o prazo de pagamento acordado.
Etapa 2
Crie e revise os itens de linha
Descreva cada item ou serviço claramente. Verifique quantidades, unidades, preços e descontos em relação ao pedido. As informações fiscais dependem da sua transação e jurisdição; selecione o tratamento aplicável antes de calcular o valor final.
- Multiplique a quantidade pelo preço unitário de cada linha.
- Aplicar descontos acordados e impostos aplicáveis.
- Mostre frete, subtotal, moeda e total devido separadamente.
Etapa 3
Envie a fatura e reconcilie os pagamentos
Envie o documento revisado para o contato de cobrança e guarde a via emitida. Aplique cada pagamento ou crédito a essa fatura. Uma fatura em aberto possui saldo não pago; uma fatura vencida tem um saldo não pago após a data de vencimento acordada.
- Inclua as instruções de pagamento e a referência da fatura.
- Registre datas de pagamento, valores e referências.
- Faça o acompanhamento usando o saldo restante após pagamentos e créditos.
Exemplo trabalhado
Exemplo: uma fatura parcialmente paga
Uma fatura totaliza 1.200 na moeda acordada. O cliente paga 400 e recebe um crédito de 100. O saldo pendente é 1.200 − 400 − 100 = 700. Mantenha a fatura original e ambos os registros de ajuste juntos.
Exemplo ilustrativo; use seus próprios dados de transação.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre uma fatura e um recibo?
Uma fatura solicita o pagamento de um fornecimento. Um recibo confirma um pagamento recebido. Use ambos quando precisar de um registro do que foi faturado e do que foi pago.
Devo substituir uma fatura após uma devolução?
Preservar o registro emitido e utilizar o documento de ajuste vinculado apropriado para a transação. Isso mantém a fatura original e o saldo resultante rastreáveis.