Étape 1
Préparer les informations client et de facturation
Confirmez qui reçoit et approuve la facture avant de l'envoyer. Utilisez la devise de facturation convenue et les détails du client, et incluez une référence de bon de commande si l'acheteur en a besoin. Gardez l'adresse de livraison séparée lorsque les marchandises sont envoyées à un autre endroit.
- Confirmez le nom du client, l'adresse de facturation et le contact.
- Attribuez une référence de facture et une date d'émission uniques.
- Enregistrez la référence de la commande et le délai de paiement convenu.
Étape 2
Créer et examiner les éléments de campagne
Décrivez clairement chaque article ou service. Vérifiez les quantités, les unités, les prix et les remises par rapport à la commande. Les informations fiscales dépendent de votre transaction et de votre juridiction ; sélectionnez le traitement applicable avant de calculer le montant final.
- Multipliez la quantité par le prix unitaire pour chaque ligne.
- Appliquer les remises convenues et les taxes applicables.
- Afficher séparément le fret, le sous-total, la devise et le total dû.
Étape 3
Envoyer la facture et rapprocher les paiements
Envoyez le document révisé au contact de facturation et conservez la copie émise. Appliquez chaque paiement ou crédit à cette facture. Une facture ouverte présente un solde impayé ; une facture en souffrance présente un solde impayé après la date d'échéance convenue.
- Incluez les instructions de paiement et la référence de la facture.
- Enregistrez les dates de paiement, les montants et les références.
- Effectuez un suivi en utilisant le solde restant après les paiements et les crédits.
Exemple travaillé
Exemple : une facture partiellement payée
Une facture s'élève à 1 200 dans la devise convenue. Le client paie 400 et reçoit un crédit de 100. Le solde impayé est de 1 200 − 400 − 100 = 700. Conservez ensemble la facture originale et les deux enregistrements d'ajustement.
Exemple illustratif ; utilisez vos propres données de transaction.
Questions fréquemment posées
Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?
Une facture demande le paiement d’une fourniture. Un reçu accuse réception d'un paiement. Utilisez les deux lorsque vous avez besoin d’un enregistrement de ce qui a été facturé et de ce qui a été payé.
Dois-je écraser une facture après un retour ?
Conservez l'enregistrement émis et utilisez le document d'ajustement lié approprié pour la transaction. Cela permet de conserver la traçabilité de la facture originale et du solde qui en résulte.