Étape 1
Comprendre la différence entre un PDF et une facture électronique
La Commission européenne décrit une facture électronique comme une donnée structurée pouvant être traitée automatiquement. Un document visuel tel qu'un PDF aide une personne à lire la facture, mais il n'établit pas à lui seul un échange structuré de factures.
- Demandez quel format structuré le destinataire accepte.
- Identifiez les champs requis pour le fournisseur, l’acheteur et l’article.
- Conservez toute copie lisible par l’homme liée au dossier structuré.
Étape 2
Vérifiez les conditions d’inscription là où elles s’appliquent
En Inde, le workflow d'enregistrement des factures TPS rapporte les détails de la facture à un portail d'enregistrement des factures, qui renvoie un numéro de référence de facture et un code QR. L’applicabilité et les délais de déclaration doivent être vérifiés par rapport aux directives officielles en vigueur ; d’autres juridictions utilisent des systèmes différents.
- Confirmez les règles applicables à votre entreprise et à votre transaction.
- Vérifiez le portail ou le réseau d'échange requis.
- Vérifiez que votre fournisseur prend en charge le format et le flux d'enregistrement requis.
Étape 3
Valider les données et conserver la réponse
Vérifier les identifiants, les références des documents, les dates et les montants avant transmission. Si la destination rejette la facture, lisez son message de validation et corrigez les données source. Conservez la réponse acceptée afin de pouvoir distinguer une facture préparée d'une facture traitée avec succès.
- Vérifiez les champs obligatoires et rapprochez les totaux des lignes.
- Résolvez les erreurs de validation avant de soumettre à nouveau.
- Conservez les données transmises, le dossier d’acceptation et la copie de la facture.
Exemple travaillé
Exemple : une facture lisible sans enregistrement d'enregistrement
Un PDF téléchargé contient tous les détails de facturation visibles, mais vous n'avez aucune réponse d'inscription acceptée ni aucun enregistrement d'échange structuré. Traitez-le comme une copie de document et vérifiez le flux de soumission requis avant de supposer que le rapport électronique est terminé.
Exemple illustratif ; utilisez vos propres données de transaction.
Références officielles
Questions fréquemment posées
Un téléchargement PDF crée-t-il un IRN ?
Non. Un IRN est renvoyé par le workflow d'enregistrement des factures applicable. La création ou le téléchargement d'une facture visuelle n'entraîne pas en soi son enregistrement.
Ce guide confirme-t-il une intégration de produit ?
Ce guide explique les concepts et les contrôles. Confirmez les intégrations disponibles et les juridictions prises en charge avec l'assistance avant de vous appuyer sur un flux de travail de reporting électronique spécifique.