Etapa 1
Entenda a diferença entre um PDF e uma fatura eletrônica
A Comissão Europeia descreve uma fatura eletrónica como dados estruturados que podem ser processados automaticamente. Um documento visual como um PDF ajuda a pessoa a ler a fatura, mas não estabelece por si só uma troca estruturada de faturas.
- Pergunte qual formato estruturado o destinatário aceita.
- Identifique os campos obrigatórios de fornecedor, comprador e item de linha.
- Mantenha qualquer cópia legível vinculada ao registro estruturado.
Etapa 2
Verifique os requisitos de registro onde eles se aplicam
Na Índia, o fluxo de trabalho de registro de faturas GST informa os detalhes da fatura para um Portal de Registro de Faturas, que retorna um número de referência da fatura e um código QR. A aplicabilidade e os prazos de notificação devem ser verificados em relação às orientações oficiais atuais; outras jurisdições usam sistemas diferentes.
- Confirme as regras aplicáveis ao seu negócio e transação.
- Verifique o portal ou rede de troca necessária.
- Verifique se o seu provedor oferece suporte ao formato e ao fluxo de trabalho de registro necessários.
Etapa 3
Valide os dados e retenha a resposta
Verifique identificadores, referências de documentos, datas e valores antes da transmissão. Se o destino rejeitar a fatura, leia a mensagem de validação e corrija os dados de origem. Guarde a resposta aceita para poder distinguir uma fatura preparada de uma fatura processada com sucesso.
- Revise os campos obrigatórios e reconcilie os totais das linhas.
- Resolva erros de validação antes de reenviar.
- Guarde os dados transmitidos, registro de aceitação e cópia da fatura.
Exemplo trabalhado
Exemplo: uma fatura legível sem registro de registro
Um PDF baixado contém todos os detalhes de cobrança visíveis, mas você não tem nenhuma resposta de registro aceita ou registro de troca estruturado. Trate-o como uma cópia de documento e verifique o fluxo de trabalho de envio necessário antes de presumir que o relatório eletrônico foi concluído.
Exemplo ilustrativo; use seus próprios dados de transação.
Referências oficiais
Perguntas frequentes
Um download de PDF cria um IRN?
Não. Um IRN é retornado pelo fluxo de trabalho de registro de fatura aplicável. Criar ou baixar uma fatura visual não a registra.
Este guia confirma uma integração de produto?
Este guia explica os conceitos e verificações. Confirme as integrações disponíveis e as jurisdições suportadas com suporte antes de confiar em um fluxo de trabalho específico de relatórios eletrônicos.