Hakbang 1
Unawain ang pagkakaiba sa pagitan ng isang PDF at isang eInvoice
Inilalarawan ng European Commission ang isang eInvoice bilang structured data na maaaring awtomatikong maproseso. Ang isang visual na dokumento tulad ng isang PDF ay tumutulong sa isang tao na basahin ang kuwenta, ngunit hindi ito mismo ang nagtatag ng isang structured na palitan ng invoice.
- Itanong kung aling structured na format ang tinatanggap ng tatanggap.
- Tukuyin ang mga kinakailangang field ng supplier, mamimili at line-item.
- Panatilihing naka-link ang anumang kopyang nababasa ng tao sa structured record.
Hakbang 2
Suriin ang mga kinakailangan sa pagpaparehistro kung saan sila nag-aplay
Sa India, ang workflow ng pagpaparehistro ng GST invoice ay nag-uulat ng mga detalye ng invoice sa isang Portal ng Pagpaparehistro ng Invoice, na nagbabalik ng isang reference number ng invoice at QR code. Dapat suriin ang pagiging angkop at mga deadline ng pag-uulat laban sa kasalukuyang opisyal na patnubay; ang ibang mga hurisdiksyon ay gumagamit ng iba't ibang sistema.
- Kumpirmahin ang mga patakarang naaangkop sa iyong negosyo at transaksyon.
- Suriin ang kinakailangang portal o exchange network.
- I-verify na sinusuportahan ng iyong provider ang kinakailangang format at daloy ng trabaho sa pagpaparehistro.
Hakbang 3
I-validate ang data at panatilihin ang tugon
Suriin ang mga identifier, reference ng dokumento, petsa at halaga bago ipadala. Kung tatanggihan ng destinasyon ang invoice, basahin ang mensahe ng pagpapatunay nito at itama ang source data. Panatilihin ang tinanggap na tugon upang makilala mo ang isang inihandang invoice mula sa isang matagumpay na naproseso.
- Suriin ang mga kinakailangang field at i-reconcile ang mga kabuuan ng linya.
- Lutasin ang mga error sa pagpapatunay bago muling isumite.
- Panatilihin ang ipinadalang data, rekord ng pagtanggap at kopya ng invoice.
Nagtrabahong halimbawa
Halimbawa: isang nababasang invoice na walang record sa pagpaparehistro
Ang isang na-download na PDF ay naglalaman ng lahat ng nakikitang detalye ng pagsingil, ngunit wala kang tinatanggap na tugon sa pagpaparehistro o structured exchange record. Tratuhin ito bilang isang kopya ng dokumento at suriin ang kinakailangang daloy ng trabaho sa pagsusumite bago ipagpalagay na kumpleto ang elektronikong pag-uulat.
Mapaglarawang halimbawa; gamitin ang iyong sariling data ng transaksyon.
Mga opisyal na sanggunian
Mga madalas itanong
Gumagawa ba ng IRN ang pag-download ng PDF?
Hindi. Ang isang IRN ay ibinalik ng naaangkop na daloy ng trabaho sa pagpaparehistro ng invoice. Ang paggawa o pag-download ng isang visual na invoice ay hindi mismo nagrerehistro nito.
Kinukumpirma ba ng gabay na ito ang isang pagsasama ng produkto?
Ipinapaliwanag ng gabay na ito ang mga konsepto at pagsusuri. Kumpirmahin ang mga available na integration at suportadong hurisdiksyon na may suporta bago umasa sa isang partikular na electronic reporting workflow.