Hakbang 1
Ihanda ang customer at impormasyon sa pagsingil
Kumpirmahin kung sino ang tatanggap at aprubahan ang invoice bago mo ito ipadala. Gamitin ang napagkasunduang currency sa pagsingil at mga detalye ng customer, at magsama ng isang sanggunian ng purchase order kung kailangan ito ng mamimili. Panatilihing hiwalay ang address ng paghahatid kapag pumunta ang mga kalakal sa ibang lokasyon.
- Kumpirmahin ang pangalan ng customer, billing address at contact.
- Magtalaga ng natatanging sanggunian ng invoice at petsa ng isyu.
- Itala ang sanggunian ng order at napagkasunduang deadline ng pagbabayad.
Hakbang 2
Buuin at suriin ang mga line item
Ilarawan nang malinaw ang bawat item o serbisyo. Suriin ang mga dami, yunit, presyo at mga diskwento laban sa order. Ang impormasyon sa buwis ay nakasalalay sa iyong transaksyon at hurisdiksyon; piliin ang naaangkop na paggamot bago kalkulahin ang huling halaga.
- I-multiply ang dami sa presyo ng unit para sa bawat linya.
- Ilapat ang mga napagkasunduang diskwento at naaangkop na mga buwis.
- Magpakita ng kargamento, subtotal, pera at kabuuang dapat bayaran nang hiwalay.
Hakbang 3
Ipadala ang invoice at i-reconcile ang mga pagbabayad
Ipadala ang sinuri na dokumento sa contact sa pagsingil at panatilihin ang ibinigay na kopya. Ilapat ang bawat pagbabayad o kredito sa invoice na iyon. Ang isang bukas na invoice ay may hindi nabayarang balanse; ang isang overdue na invoice ay may hindi nabayarang balanse pagkatapos ng napagkasunduang takdang petsa.
- Isama ang mga tagubilin sa pagbabayad at ang sanggunian ng invoice.
- Itala ang mga petsa ng pagbabayad, mga halaga at mga sanggunian.
- Mag-follow up gamit ang natitirang balanse pagkatapos ng mga pagbabayad at kredito.
Nagtrabahong halimbawa
Halimbawa: isang bahagyang bayad na invoice
Ang isang invoice ay may kabuuang 1,200 sa napagkasunduang pera. Ang customer ay nagbabayad ng 400 at tumatanggap ng credit na 100. Ang natitirang balanse ay 1,200 − 400 − 100 = 700. Panatilihin ang orihinal na invoice at ang parehong mga talaan ng pagsasaayos.
Mapaglarawang halimbawa; gamitin ang iyong sariling data ng transaksyon.
Mga madalas itanong
Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng isang invoice at isang resibo?
Ang isang invoice ay humihiling ng pagbabayad para sa isang supply. Ang isang resibo ay kinikilala ang isang pagbabayad na natanggap. Gamitin pareho kapag kailangan mo ng talaan kung ano ang sinisingil at kung ano ang binayaran.
Dapat ko bang i-overwrite ang isang invoice pagkatapos ng pagbabalik?
Panatilihin ang ibinigay na tala at gamitin ang naaangkop na naka-link na dokumento ng pagsasaayos para sa transaksyon. Pinapanatili nitong masusubaybayan ang orihinal na singil at ang resultang balanse.