خطوة 1
إعداد معلومات العميل والفواتير
تأكد من من يتلقى الفاتورة ويوافق عليها قبل إرسالها. استخدم عملة الفوترة المتفق عليها وتفاصيل العميل، وقم بتضمين مرجع أمر الشراء إذا كان المشتري يطلب ذلك. احتفظ بعنوان التسليم منفصلاً عندما تذهب البضائع إلى موقع آخر.
- قم بتأكيد اسم العميل وعنوان إرسال الفواتير وجهة الاتصال.
- قم بتعيين مرجع فريد للفاتورة وتاريخ الإصدار.
- سجل مرجع الطلب والموعد النهائي للدفع المتفق عليه.
خطوة 2
بناء ومراجعة البنود
قم بوصف كل عنصر أو خدمة بوضوح. التحقق من الكميات والوحدات والأسعار والخصومات مقابل الطلب. تعتمد المعلومات الضريبية على معاملتك واختصاصك القضائي؛ حدد العلاج المطبق قبل حساب المبلغ النهائي.
- ضرب الكمية بسعر الوحدة لكل سطر.
- تطبيق الخصومات المتفق عليها والضرائب المطبقة.
- عرض الشحن والإجمالي الفرعي والعملة والإجمالي المستحق بشكل منفصل.
خطوة 3
إرسال الفاتورة وتسوية المدفوعات
أرسل المستند الذي تمت مراجعته إلى جهة اتصال إعداد الفواتير واحتفظ بالنسخة الصادرة. قم بتطبيق كل دفعة أو رصيد على تلك الفاتورة. تحتوي الفاتورة المفتوحة على رصيد غير مدفوع؛ تحتوي الفاتورة المتأخرة على رصيد غير مدفوع بعد تاريخ الاستحقاق المتفق عليه.
- قم بتضمين تعليمات الدفع ومرجع الفاتورة.
- تسجيل مواعيد الدفع والمبالغ والمراجع.
- متابعة استخدام الرصيد المتبقي بعد الدفعات والائتمانات.
عملت المثال
مثال: فاتورة مدفوعة جزئيًا
يبلغ إجمالي الفاتورة 1200 بالعملة المتفق عليها. يدفع العميل 400 ويحصل على رصيد قدره 100. الرصيد المستحق هو 1200 − 400 − 100 = 700. احتفظ بالفاتورة الأصلية وسجلي التعديل معًا.
مثال توضيحي؛ استخدام بيانات المعاملات الخاصة بك.
الأسئلة المتداولة
ما الفرق بين الفاتورة والإيصال؟
تطلب الفاتورة الدفع مقابل التوريد. يقر الإيصال بالدفع المستلم. استخدم كلاهما عندما تحتاج إلى سجل لما تم إصدار فاتورة به وما تم دفعه.
هل يجب علي استبدال الفاتورة بعد الإرجاع؟
احتفظ بالسجل الصادر واستخدم مستند التعديل المرتبط المناسب للمعاملة. وهذا يحافظ على إمكانية تتبع الفاتورة الأصلية والرصيد الناتج.