Schritt 1
Bereiten Sie die Kunden- und Rechnungsinformationen vor
Bestätigen Sie, wer die Rechnung erhält und genehmigt, bevor Sie sie versenden. Verwenden Sie die vereinbarte Rechnungswährung und die Kundendaten und geben Sie eine Bestellreferenz an, falls der Käufer eine solche benötigt. Halten Sie die Lieferadresse getrennt, wenn die Ware an einen anderen Ort geht.
- Bestätigen Sie den Kundennamen, die Rechnungsadresse und den Kontakt.
- Weisen Sie eine eindeutige Rechnungsreferenz und ein Ausstellungsdatum zu.
- Notieren Sie die Bestellnummer und die vereinbarte Zahlungsfrist.
Schritt 2
Erstellen und überprüfen Sie die Werbebuchungen
Beschreiben Sie jeden Artikel oder jede Dienstleistung klar. Vergleichen Sie Mengen, Einheiten, Preise und Rabatte mit der Bestellung. Steuerinformationen hängen von Ihrer Transaktion und Gerichtsbarkeit ab; Wählen Sie die entsprechende Behandlung aus, bevor Sie den endgültigen Betrag berechnen.
- Multiplizieren Sie die Menge mit dem Stückpreis für jede Zeile.
- Wenden Sie vereinbarte Rabatte und geltende Steuern an.
- Zeigen Sie Fracht, Zwischensumme, Währung und fälligen Gesamtbetrag separat an.
Schritt 3
Senden Sie die Rechnung und gleichen Sie die Zahlungen ab
Senden Sie das überprüfte Dokument an den Rechnungskontakt und bewahren Sie die ausgestellte Kopie auf. Wenden Sie jede Zahlung oder Gutschrift auf diese Rechnung an. Eine offene Rechnung weist einen unbezahlten Saldo auf; Eine überfällige Rechnung weist nach dem vereinbarten Fälligkeitsdatum einen unbezahlten Restbetrag auf.
- Fügen Sie Zahlungsanweisungen und die Rechnungsreferenz bei.
- Erfassen Sie Zahlungstermine, Beträge und Referenzen.
- Verwenden Sie für die Nachverfolgung den Restbetrag nach Zahlungen und Gutschriften.
Ausgearbeitetes Beispiel
Beispiel: eine teilweise bezahlte Rechnung
Eine Rechnung beläuft sich auf 1.200 in der vereinbarten Währung. Der Kunde zahlt 400 und erhält eine Gutschrift von 100. Der ausstehende Betrag beträgt 1.200 − 400 − 100 = 700. Bewahren Sie die Originalrechnung und beide Korrekturaufzeichnungen zusammen auf.
Anschauliches Beispiel; Verwenden Sie Ihre eigenen Transaktionsdaten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
Eine Rechnung fordert die Zahlung für eine Lieferung an. Eine Quittung bestätigt den Eingang einer Zahlung. Verwenden Sie beide, wenn Sie eine Aufzeichnung darüber benötigen, was in Rechnung gestellt und bezahlt wurde.
Soll ich eine Rechnung nach einer Retoure überschreiben?
Bewahren Sie den ausgegebenen Datensatz auf und verwenden Sie das entsprechende verknüpfte Anpassungsdokument für die Transaktion. Dadurch bleiben die Originalrechnung und der daraus resultierende Saldo nachvollziehbar.