Schritt 1
Verstehen Sie den Unterschied zwischen einer PDF- und einer E-Rechnung
Die Europäische Kommission bezeichnet eine E-Rechnung als strukturierte Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Ein visuelles Dokument wie ein PDF hilft einer Person, die Rechnung zu lesen, stellt jedoch keinen strukturierten Rechnungsaustausch dar.
- Fragen Sie, welches strukturierte Format der Empfänger akzeptiert.
- Identifizieren Sie die erforderlichen Lieferanten-, Käufer- und Einzelpostenfelder.
- Bewahren Sie alle lesbaren Kopien auf, die mit dem strukturierten Datensatz verknüpft sind.
Schritt 2
Überprüfen Sie die Registrierungsanforderungen dort, wo sie gelten
In Indien meldet der GST-Rechnungsregistrierungsworkflow Rechnungsdetails an ein Rechnungsregistrierungsportal, das eine Rechnungsreferenznummer und einen QR-Code zurückgibt. Anwendbarkeit und Meldefristen müssen anhand der aktuellen offiziellen Leitlinien überprüft werden; Andere Gerichtsbarkeiten verwenden andere Systeme.
- Bestätigen Sie die für Ihr Unternehmen und Ihre Transaktion geltenden Regeln.
- Überprüfen Sie das erforderliche Portal oder Börsennetzwerk.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter das erforderliche Format und den erforderlichen Registrierungsworkflow unterstützt.
Schritt 3
Validieren Sie die Daten und behalten Sie die Antwort bei
Überprüfen Sie vor der Übermittlung Kennungen, Belegreferenzen, Daten und Beträge. Wenn das Ziel die Rechnung ablehnt, lesen Sie die Validierungsnachricht und korrigieren Sie die Quelldaten. Bewahren Sie die akzeptierte Antwort auf, damit Sie eine vorbereitete Rechnung von einer erfolgreich bearbeiteten unterscheiden können.
- Überprüfen Sie die erforderlichen Felder und gleichen Sie die Zeilensummen ab.
- Beheben Sie Validierungsfehler vor der erneuten Übermittlung.
- Bewahren Sie die übermittelten Daten, das Abnahmeprotokoll und die Rechnungskopie auf.
Ausgearbeitetes Beispiel
Beispiel: eine lesbare Rechnung ohne Registrierungsdatensatz
Eine heruntergeladene PDF-Datei enthält alle sichtbaren Rechnungsdetails, Sie haben jedoch weder eine akzeptierte Registrierungsantwort noch einen strukturierten Austauschdatensatz. Behandeln Sie es wie eine Dokumentenkopie und überprüfen Sie den erforderlichen Einreichungsworkflow, bevor Sie davon ausgehen, dass die elektronische Berichterstattung abgeschlossen ist.
Anschauliches Beispiel; Verwenden Sie Ihre eigenen Transaktionsdaten.
Offizielle Referenzen
Häufig gestellte Fragen
Erstellt ein PDF-Download eine IRN?
Nein. Eine IRN wird vom entsprechenden Rechnungsregistrierungs-Workflow zurückgegeben. Durch das Erstellen oder Herunterladen einer visuellen Rechnung wird diese nicht registriert.
Bestätigt dieser Leitfaden eine Produktintegration?
In diesem Leitfaden werden die Konzepte und Prüfungen erläutert. Bestätigen Sie verfügbare Integrationen und unterstützte Gerichtsbarkeiten mit dem Support, bevor Sie sich auf einen bestimmten Workflow für die elektronische Berichterstattung verlassen.