Étape 1
Choisissez le bon rapport et la bonne base de date
Un instantané de stock montre une quantité à un moment donné ; un rapport de ventes résume les transactions sur une période. Les créances présentent des soldes impayés. La date de facture, la date de livraison et la date de paiement peuvent appartenir à des périodes différentes, vérifiez donc laquelle est utilisée par le rapport.
- Énoncez la question commerciale avant de sélectionner le rapport.
- Définissez les dates, les lieux et les autres filtres disponibles.
- Vérifiez comment les traites, les retours, les crédits et les annulations sont traités.
Étape 2
Vérifier les quantités, les valeurs et les devises
La quantité et la valeur des stocks sont des mesures différentes. Les revenus sont également différents des espèces reçues. Évitez de combiner des montants dans différentes devises sans base de conversion documentée et vérifiez si les montants incluent ou excluent la taxe.
- Lisez l'unité, la devise et la base fiscale de chaque colonne.
- Distinguer les revenus, les recettes et les soldes impayés.
- Comparez un exemple de ligne avec son document source.
Étape 3
Réconcilier les exceptions et conserver le contexte du rapport
Lorsqu'un total semble erroné, commencez par les filtres et les définitions avant de supposer qu'il manque des enregistrements. Tracez les valeurs inhabituelles jusqu'aux factures, reçus ou mouvements de stock. Utilisez les options d'exportation ou d'enregistrement disponibles dans votre flux de travail et conservez la période du rapport et les paramètres de filtre.
- Enquêter sur les stocks négatifs et les soldes en souffrance.
- Vérifiez les paiements partiels, les retours et les transactions saisies tardivement.
- Enregistrez la date du rapport et les filtres lors du partage des résultats.
Exemple travaillé
Exemple : revenus par rapport aux liquidités reçues
Les factures émises s'élèvent à 5 000 au cours d'un mois, tandis que les paiements reçus sur ces factures s'élèvent à 3 000. Les 2 000 restants ne sont pas payés avant les crédits. Un rapport de caisse peut également inclure des paiements pour des factures plus anciennes, il n'est donc pas nécessaire qu'il soit égal aux revenus facturés mensuellement.
Exemple illustratif ; utilisez vos propres données de transaction.
Questions fréquemment posées
Pourquoi mon rapport de ventes diffère-t-il de mes dépôts bancaires ?
Les ventes et les paiements peuvent avoir lieu à des périodes différentes. Les paiements partiels, les factures plus anciennes, les frais, les crédits et la base de date du rapport peuvent également produire des différences.
Puis-je additionner la valeur des actions dans toutes les devises ?
Uniquement avec une base de conversion documentée et cohérente. Gardez les devises d'origine identifiables et comprenez les taux de change et la méthode d'évaluation utilisée.