Etapa 1
Escolha o relatório e a data corretos
Um instantâneo de estoque mostra uma quantidade em um determinado momento; um relatório de vendas resume as transações durante um período. As contas a receber mostram saldos não pagos. A data da fatura, data de entrega e data de pagamento podem pertencer a períodos diferentes, portanto verifique qual deles o relatório utiliza.
- Indique a questão comercial antes de selecionar o relatório.
- Defina datas, locais e outros filtros disponíveis.
- Verifique como são tratados saques, devoluções, créditos e cancelamentos.
Etapa 2
Verifique quantidades, valores e moedas
A quantidade e o valor do estoque são medidas diferentes. A receita também é diferente do dinheiro recebido. Evite combinar valores em moedas diferentes sem uma base de conversão documentada e verifique se os valores incluem ou excluem impostos.
- Leia a unidade, moeda e base tributária de cada coluna.
- Distinguir receitas, recebimentos e saldos pendentes.
- Compare uma linha de amostra com seu documento de origem.
Etapa 3
Reconcilie exceções e mantenha o contexto do relatório
Quando um total parecer errado, comece com os filtros e definições antes de assumir os registros ausentes. Rastreie valores incomuns em faturas, recibos ou movimentos de estoque. Use as opções de exportação ou salvamento disponíveis em seu fluxo de trabalho e mantenha o período do relatório e as configurações de filtro.
- Investigar estoque negativo e saldos vencidos.
- Verifique pagamentos parciais, devoluções e transações inseridas tardiamente.
- Registre a data do relatório e os filtros ao compartilhar os resultados.
Exemplo trabalhado
Exemplo: receita versus dinheiro recebido
As faturas emitidas totalizam 5.000 durante um mês, enquanto os pagamentos recebidos dessas faturas totalizam 3.000. Os 2.000 restantes não são pagos antes dos créditos. Um relatório de caixa também pode incluir pagamentos de faturas mais antigas, portanto, não precisa ser igual à receita faturada mensalmente.
Exemplo ilustrativo; use seus próprios dados de transação.
Perguntas frequentes
Por que meu relatório de vendas é diferente dos meus depósitos bancários?
Vendas e pagamentos podem ocorrer em períodos diferentes. Pagamentos parciais, faturas mais antigas, taxas, créditos e base de data do relatório também podem produzir diferenças.
Posso somar o valor das ações entre moedas?
Somente com uma base de conversão consistente e documentada. Mantenha as moedas originais identificáveis e compreenda as taxas de câmbio e o método de avaliação utilizado.