Schritt 1
Bereiten Sie die Lieferantenbestellung vor und genehmigen Sie sie
Überprüfen Sie den Mangel und bestehende Bestelleingänge, bevor Sie einen weiteren Einkauf tätigen. Geben Sie klare Produktkennzeichnungen, Mengen, Einheiten, vereinbarte Preise und einen Lieferort an. Entscheiden Sie, wer die Bestellung genehmigt, bevor sie versendet wird.
- Bestätigen Sie den Lieferanten und den Lieferort.
- Geben Sie Artikel, Einheiten, Mengen und vereinbarte Preise an.
- Notieren Sie das voraussichtliche Lieferdatum und die Genehmigungsreferenz.
Schritt 2
Erhalten Sie, was tatsächlich ankommt
Bei einer Bestellung handelt es sich um eine Anfrage, nicht um einen Empfangsnachweis. Vergleichen Sie die Lieferung mit der Bestellung und erfassen Sie akzeptierte, abgelehnte oder fehlende Mengen. Wenn ein Lieferant in Etappen liefert, behalten Sie die ausstehende Menge ein, anstatt die gesamte Bestellung abzuschließen.
- Ordnen Sie die erhaltenen Waren der Bestellreferenz zu.
- Überprüfen Sie Mengen-, Zustands- und Einheitenumrechnungen.
- Erfassen Sie Teillieferungen und Restmengen.
Schritt 3
Gleichen Sie die Rechnung vor der Zahlung ab
Vergleichen Sie die Lieferantenrechnung mit der genehmigten Bestellung und der akzeptierten Quittung. Untersuchen Sie Unterschiede in Preis, Menge, Rabatten oder Fracht. Verknüpfen Sie alle Retouren oder Gutschriften mit demselben Einkaufsdatensatz.
- Überprüfen Sie die bestellten, erhaltenen und in Rechnung gestellten Mengen.
- Überprüfen Sie die vereinbarten Preise und Zusatzgebühren.
- Beheben Sie Unstimmigkeiten und bewahren Sie die übereinstimmenden Dokumente auf.
Ausgearbeitetes Beispiel
Beispiel: eine Teillieferung eines Lieferanten
Sie bestellen 100 Einheiten und erhalten 70. Die verbleibende Bestellmenge beträgt 30. Wenn die Rechnung sofort 100 in Rechnung stellt, überprüfen Sie die Lieferantenvereinbarung und die Lieferaufzeichnungen, bevor Sie alle 100 als erhaltenen Bestand behandeln.
Anschauliches Beispiel; Verwenden Sie Ihre eigenen Transaktionsdaten.
Häufig gestellte Fragen
Erhöht eine Bestellung den physischen Lagerbestand?
Die Bestellung erfasst den beabsichtigten Kauf. Der physische Bestand erhöht sich, wenn Waren eingehen und erfasst werden, und nicht erst, wenn die Bestellung vorbereitet wird.
Wie gehe ich mit einer Teillieferung um?
Erfassen Sie die tatsächlich akzeptierte Menge und verknüpfen Sie den ausstehenden Betrag mit der ursprünglichen Bestellung. Aktualisieren Sie die Liefererwartung für die verbleibenden Artikel.