paso 1
Preparar y aprobar el pedido del proveedor.
Verifique la escasez y los pedidos entrantes existentes antes de crear otra compra. Incluya identificadores claros de productos, cantidades, unidades, precios acordados y un destino de entrega. Decide quién aprueba el pedido antes de enviarlo.
- Confirme el proveedor y el lugar de entrega.
- Especificar artículos, unidades, cantidades y precios acordados.
- Registre la fecha prevista de entrega y la referencia de aprobación.
paso 2
Recibe lo que realmente llega
Una orden de compra es una solicitud, no un comprobante de recepción. Compare la entrega con el pedido y registre las cantidades aceptadas, rechazadas o faltantes. Si un proveedor entrega por etapas, retenga la cantidad pendiente en lugar de cerrar el pedido completo.
- Haga coincidir los productos recibidos con la referencia del pedido.
- Verifique la cantidad, la condición y las conversiones de unidades.
- Registrar entregas parciales y cantidades restantes.
paso 3
Haga coincidir la factura antes del pago
Compare la factura del proveedor con el pedido aprobado y el recibo aceptado. Investigar diferencias de precio, cantidad, descuentos o flete. Vincula cualquier devolución o crédito al mismo registro de compra.
- Consultar cantidades pedidas, recibidas y facturadas.
- Revisar precios acordados y cargos adicionales.
- Resolver discrepancias y conservar los documentos coincidentes.
Ejemplo resuelto
Ejemplo: una entrega parcial del proveedor
Usted pide 100 unidades y recibe 70. La cantidad restante del pedido es 30. Si la factura factura 100 unidades inmediatamente, revise el acuerdo con el proveedor y los registros de entrega antes de tratar las 100 unidades como stock recibido.
Ejemplo ilustrativo; Utilice sus propios datos de transacción.
Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra aumenta el stock físico?
El pedido registra la compra prevista. El stock físico aumenta cuando se reciben y registran los bienes, en lugar de simplemente cuando se prepara el pedido.
¿Cómo manejo una entrega parcial?
Registre la cantidad real aceptada y mantenga el saldo pendiente vinculado al pedido original. Actualice las expectativas de entrega para los artículos restantes.