Hakbang 1
Ihanda at aprubahan ang order ng supplier
Suriin ang kakulangan at umiiral na mga papasok na order bago gumawa ng isa pang pagbili. Isama ang mga malinaw na pagkakakilanlan ng produkto, dami, unit, napagkasunduang presyo at destinasyon ng paghahatid. Magpasya kung sino ang aprubahan ang order bago ito ipadala.
- Kumpirmahin ang supplier at lokasyon ng paghahatid.
- Tukuyin ang mga item, yunit, dami at napagkasunduang presyo.
- Itala ang inaasahang petsa ng paghahatid at sanggunian sa pag-apruba.
Hakbang 2
Tanggapin kung ano talaga ang dumating
Ang purchase order ay isang kahilingan, hindi patunay ng resibo. Ihambing ang paghahatid sa order at itala ang dami ng tinanggap, tinanggihan o nawawala. Kung ang isang supplier ay naghahatid sa mga yugto, panatilihin ang natitirang dami sa halip na isara ang buong order.
- Itugma ang mga natanggap na kalakal sa reference ng order.
- Suriin ang dami, kundisyon at mga conversion ng unit.
- Itala ang mga bahagyang paghahatid at natitirang dami.
Hakbang 3
Itugma ang bill bago magbayad
Ikumpara ang invoice ng supplier sa inaprubahang order at tinanggap na resibo. Siyasatin ang mga pagkakaiba sa presyo, dami, diskwento o kargamento. I-link ang anumang return o credit sa parehong talaan ng pagbili.
- Suriin ang na-order, natanggap at na-invoice na dami.
- Suriin ang mga napagkasunduang presyo at karagdagang singil.
- Resolbahin ang mga pagkakaiba at panatilihin ang mga katugmang dokumento.
Nagtrabahong halimbawa
Halimbawa: isang bahagyang paghahatid ng supplier
Umorder ka ng 100 units at makakatanggap ka ng 70. Ang natitirang dami ng order ay 30. Kung ang invoice ay naniningil ng 100 kaagad, suriin ang kasunduan sa supplier at mga talaan ng paghahatid bago ituring ang lahat ng 100 bilang natanggap na stock.
Mapaglarawang halimbawa; gamitin ang iyong sariling data ng transaksyon.
Mga madalas itanong
Nagdaragdag ba ang isang purchase order ng pisikal na stock?
Ang order ay nagtatala ng nilalayong pagbili. Tumataas ang pisikal na stock kapag natanggap at naitala ang mga kalakal, sa halip na kapag inihanda na ang order.
Paano ko haharapin ang isang bahagyang paghahatid?
Itala ang aktwal na tinanggap na dami at panatilihing nakaugnay ang natitirang balanse sa orihinal na order. I-update ang inaasahan sa paghahatid para sa natitirang mga item.