Étape 1
Préparer et approuver la commande fournisseur
Vérifiez la pénurie et les commandes entrantes existantes avant de créer un autre achat. Incluez des identifiants de produit clairs, des quantités, des unités, des prix convenus et une destination de livraison. Décidez qui approuve la commande avant son envoi.
- Confirmez le fournisseur et le lieu de livraison.
- Précisez les articles, les unités, les quantités et les prix convenus.
- Enregistrez la date de livraison prévue et la référence d’approbation.
Étape 2
Recevez ce qui arrive réellement
Un bon de commande est une demande et non une preuve de réception. Comparez la livraison avec la commande et enregistrez les quantités acceptées, rejetées ou manquantes. Si un fournisseur livre par étapes, conservez la quantité restante au lieu de clôturer la totalité de la commande.
- Faites correspondre les marchandises reçues à la référence de la commande.
- Vérifiez la quantité, l’état et les conversions d’unités.
- Enregistrez les livraisons partielles et les quantités restantes.
Étape 3
Faites correspondre la facture avant le paiement
Comparez la facture du fournisseur avec la commande approuvée et le reçu accepté. Enquêtez sur les différences de prix, de quantité, de remises ou de fret. Liez tout retour ou crédit au même dossier d’achat.
- Vérifiez les quantités commandées, reçues et facturées.
- Consultez les prix convenus et les frais supplémentaires.
- Résolvez les divergences et conservez les documents correspondants.
Exemple travaillé
Exemple : une livraison partielle fournisseur
Vous commandez 100 unités et en recevez 70. La quantité restante de la commande est de 30. Si la facture facture 100 immédiatement, examinez l'accord fournisseur et les enregistrements de livraison avant de traiter les 100 comme stock reçu.
Exemple illustratif ; utilisez vos propres données de transaction.
Questions fréquemment posées
Un bon de commande augmente-t-il le stock physique ?
La commande enregistre l'achat prévu. Le stock physique augmente lorsque les marchandises sont reçues et enregistrées, plutôt que simplement lorsque la commande est préparée.
Comment gérer une livraison partielle ?
Enregistrez la quantité réellement acceptée et conservez le solde impayé lié à la commande initiale. Mettez à jour les attentes de livraison pour les articles restants.