Etapa 1
Preparar e aprovar o pedido do fornecedor
Verifique a escassez e os pedidos recebidos existentes antes de criar outra compra. Inclua identificadores claros de produtos, quantidades, unidades, preços acordados e destino de entrega. Decida quem aprova o pedido antes de ele ser enviado.
- Confirme o fornecedor e o local de entrega.
- Especifique itens, unidades, quantidades e preços acordados.
- Registre a data de entrega prevista e a referência de aprovação.
Etapa 2
Receba o que realmente chega
Um pedido de compra é uma solicitação e não um comprovante de recebimento. Compare a entrega com o pedido e registre as quantidades aceitas, rejeitadas ou faltantes. Se um fornecedor entregar em etapas, retenha a quantidade pendente em vez de fechar o pedido inteiro.
- Combine as mercadorias recebidas com a referência do pedido.
- Verifique quantidade, condição e conversões de unidades.
- Registre entregas parciais e quantidades restantes.
Etapa 3
Combine a fatura antes do pagamento
Compare a fatura do fornecedor com o pedido aprovado e o recibo aceito. Investigue diferenças de preço, quantidade, descontos ou frete. Vincule qualquer devolução ou crédito ao mesmo registro de compra.
- Verifique as quantidades encomendadas, recebidas e faturadas.
- Revise os preços acordados e encargos adicionais.
- Resolva discrepâncias e guarde os documentos correspondentes.
Exemplo trabalhado
Exemplo: uma entrega parcial do fornecedor
Você pede 100 unidades e recebe 70. A quantidade restante do pedido é 30. Se a fatura faturar 100 imediatamente, revise o contrato do fornecedor e os registros de entrega antes de tratar todos os 100 como estoque recebido.
Exemplo ilustrativo; use seus próprios dados de transação.
Perguntas frequentes
Um pedido de compra aumenta o estoque físico?
O pedido registra a compra pretendida. O estoque físico aumenta quando as mercadorias são recebidas e registradas, e não apenas quando o pedido é preparado.
Como lidar com uma entrega parcial?
Registre a quantidade efetivamente aceita e mantenha o saldo pendente vinculado ao pedido original. Atualize a expectativa de entrega para os itens restantes.