خطوة 1
إعداد والموافقة على أمر المورد
تحقق من النقص والطلبات الواردة الموجودة قبل إنشاء عملية شراء أخرى. قم بتضمين معرفات واضحة للمنتج والكميات والوحدات والأسعار المتفق عليها ووجهة التسليم. قرر من يوافق على الطلب قبل إرساله.
- تأكيد المورد وموقع التسليم.
- تحديد الأصناف والوحدات والكميات والأسعار المتفق عليها.
- سجل تاريخ التسليم المتوقع ومرجع الموافقة.
خطوة 2
تلقي ما يصل فعلا
أمر الشراء هو طلب، وليس دليلا على الاستلام. مقارنة التسليم مع الطلب وتسجيل الكميات المقبولة أو المرفوضة أو المفقودة. إذا قام المورد بالتسليم على مراحل، فاحتفظ بالكمية المعلقة بدلاً من إغلاق الطلب بالكامل.
- مطابقة البضائع المستلمة مع مرجع الطلب.
- التحقق من الكمية والحالة وتحويلات الوحدة.
- تسجيل التسليمات الجزئية والكميات المتبقية.
خطوة 3
قم بمطابقة الفاتورة قبل الدفع
مقارنة فاتورة المورد بالأمر المعتمد والإيصال المقبول. التحقيق في الاختلافات في السعر أو الكمية أو الخصومات أو الشحن. ربط أي مرتجع أو رصيد بنفس سجل الشراء.
- التحقق من الكميات المطلوبة والمستلمة والمفوترة.
- مراجعة الأسعار المتفق عليها والرسوم الإضافية.
- حل التناقضات والاحتفاظ بالمستندات المطابقة.
عملت المثال
مثال: تسليم جزئي للمورد
لقد طلبت 100 وحدة واستلمت 70. وكمية الطلب المتبقية هي 30. إذا كانت الفاتورة تصدر 100 وحدة على الفور، فراجع اتفاقية المورد وسجلات التسليم قبل التعامل مع جميع الوحدات المائة كمخزون مستلم.
مثال توضيحي؛ استخدام بيانات المعاملات الخاصة بك.
الأسئلة المتداولة
هل يزيد أمر الشراء المخزون المادي؟
يسجل الطلب الشراء المقصود. ويزداد المخزون الفعلي عند استلام البضائع وتسجيلها، وليس فقط عند إعداد الطلب.
كيف أتعامل مع التسليم الجزئي؟
تسجيل الكمية المقبولة فعلياً والاحتفاظ بالرصيد المستحق مرتبطاً بالأمر الأصلي. قم بتحديث توقعات التسليم للعناصر المتبقية.