Vereinbaren Sie die Rechnungsdetails, bevor Sie mit der Arbeit beginnen
Fragen Sie, wer die Rechnung genehmigt, ob eine Bestellung erforderlich ist und wohin diese gesendet werden soll. Bestätigen Sie schriftlich Währung, Umfang, Preis und Zahlungsplan. Dadurch haben beide Parteien eine gemeinsame Akte, wenn Fragen auftauchen.
- Bestätigen Sie den offiziellen Kundennamen und den Rechnungskontakt
- Vereinbaren Sie Anzahlungen, Meilensteine oder endgültige Zahlungstermine
- Informieren Sie sich über die Bestelldetails, bevor Sie die Rechnung ausstellen
Verwenden Sie jedes Mal eine Rechnungscheckliste
Sorgen Sie dafür, dass das Dokument auf einen Blick leicht verständlich ist. Geben Sie an, was Sie geliefert haben, weisen Sie den fälligen Betrag aus und fügen Sie Zahlungsanweisungen bei. Lokale Steuervorschriften legen fest, welche zusätzlichen Felder erforderlich sind.
- Eindeutige Nummer und Rechnungsdatum
- Klare Beschreibung, Menge und Stückpreis
- Rabatte, anfallende Steuern und Gesamtbetrag in der vereinbarten Währung
- Fälligkeitsdatum, Zahlungsreferenz und Zahlungsanweisungen
Verfolgen Sie Salden und nicht nur Rechnungssummen
Eine Rechnung über 1.200 mit einer Zahlung von 400 weist einen ausstehenden Saldo von 800 auf. Halten Sie Rechnungsbetrag, Zahlungen und Gutschriften getrennt, damit eine Teilzahlung nicht versehentlich den gesamten Saldo als beglichen markiert.
- Rechnungssumme − Zahlungen − Gutschriften = ausstehender Saldo
- Notieren Sie für jede Zahlung das Datum und die Referenznummer
- Trennen Sie offene Rechnungen von überfälligen Rechnungen
Gleichen Sie die Abrechnung mit Ihren Verkaufsunterlagen ab
Vergleichen Sie bei einem Produktunternehmen die in Rechnung gestellten Mengen mit den Versand- und Lagerbestandsaufzeichnungen. Vergleichen Sie bei Dienstleistungen die abgerechneten Arbeiten mit dem vereinbarten Umfang oder den vereinbarten Meilensteinen. Überprüfen Sie regelmäßig ausstehende Beträge und untersuchen Sie Unterschiede, bevor Sie eine weitere Rechnung ausstellen.
- Ordnen Sie Rechnungen Bestellungen und Lieferdatensätzen zu
- Überprüfen Sie überfällige Beträge mit dem Rechnungskontakt
- Bewahren Sie Rechnungen, Anpassungen und Quittungen zusammen auf
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Rechnung dasselbe wie eine Quittung?
Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf und beschreibt die gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Eine Quittung bestätigt den Geldeingang. Bewahren Sie beide Aufzeichnungen auf, wenn Sie nachweisen müssen, was in Rechnung gestellt und was bezahlt wurde.
Wie erfasse ich eine Teilzahlung?
Ordnen Sie die Zahlung der Originalrechnung zu und behalten Sie Datum, Betrag und Referenz bei. Ziehen Sie Zahlungen und Gutschriften von der Rechnungssumme ab, um den Restsaldo zu berechnen.