وافق على تفاصيل الفواتير قبل بدء العمل
اسأل من الذي يوافق على الفاتورة، وما إذا كان أمر الشراء مطلوبًا، وأين يجب إرساله. قم بتأكيد العملة والنطاق والسعر وجدول الدفع كتابيًا. وهذا يمنح كلا الطرفين سجلاً مشتركًا عند ظهور الأسئلة.
- قم بتأكيد اسم العميل القانوني وجهة الاتصال الخاصة بالفوترة
- وافق على الودائع أو المعالم أو تواريخ الدفع النهائية
- احصل على تفاصيل أمر الشراء قبل إصدار الفاتورة
استخدم قائمة مراجعة الفاتورة في كل مرة
اجعل الوثيقة سهلة الفهم في لمحة. قم بتفصيل ما قمت بتزويده، وإظهار المبلغ المستحق، وإدراج تعليمات الدفع. تحدد قواعد الضرائب المحلية الحقول الإضافية المطلوبة.
- رقم فريد وتاريخ الفاتورة
- وصف واضح والكمية وسعر الوحدة
- الخصومات والضرائب المطبقة والإجمالي بالعملة المتفق عليها
- تاريخ الاستحقاق ومرجع الدفع وتعليمات الدفع
تتبع الأرصدة بدلاً من إجمالي الفاتورة فقط
تحتوي فاتورة بقيمة 1200 مع دفعة قدرها 400 على رصيد مستحق قدره 800. احتفظ بمبلغ الفاتورة والدفعات والائتمانات بشكل منفصل حتى لا يؤدي الدفع الجزئي إلى وضع علامة على الرصيد الكامل على أنه تمت تسويته عن طريق الخطأ.
- إجمالي الفاتورة − المدفوعات − الاعتمادات = الرصيد المستحق
- سجل التاريخ والمرجع لكل دفعة
- فصل الفواتير المفتوحة عن الفواتير المتأخرة
التوفيق بين الفواتير وسجلات المبيعات الخاصة بك
بالنسبة لأعمال المنتجات، قم بمقارنة الكميات المفوترة مع سجلات الإرسال والمخزون. بالنسبة للخدمات، قارن العمل المفوتر بالنطاق أو المعالم المتفق عليها. مراجعة الأرصدة المستحقة بانتظام والتحقيق في الاختلافات قبل إصدار فاتورة أخرى.
- مطابقة الفواتير مع الطلبات وسجلات التسليم
- قم بمراجعة الأرصدة المتأخرة مع جهة اتصال الفوترة
- احتفظ بالفواتير والتسويات والإيصالات معًا
الأسئلة المتداولة
هل الفاتورة هي نفس الإيصال؟
تطلب الفاتورة الدفع وتصف البضائع أو الخدمات المقدمة. يقر الإيصال بالأموال المستلمة. احتفظ بكلا السجلين عندما تحتاج إلى إظهار ما تم إصدار فاتورة به وما تم دفعه.
كيف يمكنني تسجيل دفعة جزئية؟
تطبيق الدفع على الفاتورة الأصلية والاحتفاظ بتاريخها ومبلغها ومرجعها. اطرح المدفوعات والائتمانات من إجمالي الفاتورة لحساب الرصيد المتبقي.