Acceptez les détails de facturation avant le début des travaux
Demandez qui approuve la facture, si un bon de commande est requis et où il doit être envoyé. Confirmez par écrit la devise, la portée, le prix et le calendrier de paiement. Cela donne aux deux parties un dossier partagé lorsque des questions se posent.
- Confirmez le nom légal du client et le contact de facturation
- Convenez des dépôts, des étapes ou des dates de paiement final
- Obtenez les détails du bon de commande avant d’émettre la facture
Utilisez une liste de contrôle de facture à chaque fois
Rendre le document facile à comprendre en un coup d’œil. Détaillez ce que vous avez fourni, indiquez le montant dû et incluez les instructions de paiement. Les règles fiscales locales déterminent les champs supplémentaires requis.
- Numéro unique et date de facture
- Description claire, quantité et prix unitaire
- Remises, taxes applicables et total dans la devise convenue
- Date d'échéance, référence de paiement et instructions de paiement
Suivez les soldes plutôt que simplement les totaux des factures
Une facture de 1 200 avec un paiement de 400 a un solde impayé de 800. Conservez le montant de la facture, les paiements et les crédits séparément afin qu'un paiement partiel ne marque pas accidentellement le solde total comme réglé.
- Total de la facture − paiements − crédits = solde impayé
- Enregistrez la date et la référence de chaque paiement
- Séparez les factures ouvertes des factures en retard
Rapprochez la facturation avec vos enregistrements de ventes
Pour une entreprise de produits, comparez les quantités facturées avec les enregistrements d'expédition et de stock. Pour les services, comparez le travail facturé avec la portée ou les jalons convenus. Examinez régulièrement les soldes impayés et étudiez les différences avant d’émettre une autre facture.
- Faire correspondre les factures aux commandes et aux enregistrements de livraison
- Examiner les soldes en souffrance avec le contact de facturation
- Conservez les factures, les ajustements et les reçus ensemble
Questions fréquemment posées
Une facture est-elle la même chose qu’un reçu ?
Une facture demande le paiement et décrit les biens ou services fournis. Un reçu reconnaît l'argent reçu. Conservez les deux registres lorsque vous devez montrer ce qui a été facturé et ce qui a été payé.
Comment enregistrer un paiement partiel ?
Imputez le paiement à la facture originale et conservez sa date, son montant et sa référence. Soustrayez les paiements et les crédits du total de la facture pour calculer le solde restant.