Acuerde los detalles de facturación antes de comenzar el trabajo.
Pregunte quién aprueba la factura, si se requiere una orden de compra y dónde debe enviarse. Confirmar por escrito la moneda, alcance, precio y calendario de pagos. Esto brinda a ambas partes un registro compartido cuando surgen preguntas.
- Confirme el nombre legal del cliente y el contacto de facturación.
- Acordar depósitos, hitos o fechas de pago final
- Obtenga los detalles de la orden de compra antes de emitir la factura
Utilice una lista de verificación de facturas cada vez
Haga que el documento sea fácil de entender de un vistazo. Detalle lo que proporcionó, muestre el monto adeudado e incluya instrucciones de pago. Las normas fiscales locales determinan qué campos adicionales son obligatorios.
- Número único y fecha de factura
- Descripción clara, cantidad y precio unitario.
- Descuentos, impuestos aplicables y total en la moneda acordada
- Fecha de vencimiento, referencia de pago e instrucciones de pago
Realice un seguimiento de los saldos en lugar de solo los totales de las facturas
Una factura por 1200 con un pago de 400 tiene un saldo pendiente de 800. Mantenga el monto de la factura, los pagos y los créditos por separado para que un pago parcial no marque accidentalmente el saldo total como liquidado.
- Total de la factura − pagos − créditos = saldo pendiente
- Registre la fecha y referencia de cada pago.
- Separe las facturas abiertas de las facturas vencidas
Concilia la facturación con tus registros de ventas
Para una empresa de productos, compare las cantidades facturadas con los registros de despacho y existencias. Para los servicios, compare el trabajo facturado con el alcance o los hitos acordados. Revise los saldos pendientes con regularidad e investigue las diferencias antes de emitir otra factura.
- Haga coincidir facturas con pedidos y registros de entrega
- Revisar los saldos vencidos con el contacto de facturación
- Mantenga juntas las facturas, los ajustes y los recibos
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo una factura que un recibo?
Una factura solicita el pago y describe los bienes o servicios suministrados. Un recibo reconoce el dinero recibido. Mantenga ambos registros cuando necesite mostrar lo que se facturó y lo que se pagó.
¿Cómo registro un pago parcial?
Aplicar el pago a la factura original y conservar su fecha, importe y referencia. Reste los pagos y créditos del total de la factura para calcular el saldo restante.