Combine os detalhes de faturamento antes do início do trabalho
Pergunte quem aprova a fatura, se é necessário um pedido de compra e para onde deve ser enviado. Confirme a moeda, o escopo, o preço e o cronograma de pagamento por escrito. Isso dá a ambas as partes um registro compartilhado quando surgem dúvidas.
- Confirme o nome legal do cliente e o contato de cobrança
- Combine depósitos, marcos ou datas finais de pagamento
- Obtenha detalhes do pedido de compra antes de emitir a fatura
Use sempre uma lista de verificação de fatura
Torne o documento fácil de entender rapidamente. Liste o que você forneceu, mostre o valor devido e inclua instruções de pagamento. As regras fiscais locais determinam quais campos adicionais são obrigatórios.
- Número exclusivo e data da fatura
- Descrição clara, quantidade e preço unitário
- Descontos, impostos aplicáveis e total na moeda acordada
- Data de vencimento, referência de pagamento e instruções de pagamento
Rastreie saldos em vez de apenas totais de faturas
Uma fatura de 1.200 com pagamento de 400 tem um saldo pendente de 800. Mantenha o valor da fatura, os pagamentos e os créditos separadamente para que um pagamento parcial não marque acidentalmente o saldo total como liquidado.
- Total da fatura − pagamentos − créditos = saldo devedor
- Registre a data e referência de cada pagamento
- Separar faturas em aberto de faturas vencidas
Reconcilie o faturamento com seus registros de vendas
Para um negócio de produtos, compare as quantidades faturadas com os registros de expedição e estoque. Para serviços, compare o trabalho faturado com o escopo ou marcos acordados. Revise os saldos pendentes regularmente e investigue as diferenças antes de emitir outra fatura.
- Combine faturas com pedidos e registros de entrega
- Revise os saldos vencidos com o contato de cobrança
- Mantenha faturas, ajustes e recibos juntos
Perguntas frequentes
Uma fatura é o mesmo que um recibo?
Uma fatura solicita pagamento e descreve os bens ou serviços fornecidos. Um recibo reconhece o dinheiro recebido. Mantenha os dois registros quando precisar mostrar o que foi faturado e o que foi pago.
Como registro um pagamento parcial?
Aplicar o pagamento à fatura original e manter a data, valor e referência. Subtraia pagamentos e créditos do total da fatura para calcular o saldo restante.