Sumang-ayon sa mga detalye ng pagsingil bago magsimula ang trabaho
Tanungin kung sino ang nag-aapruba sa invoice, kung kinakailangan ang isang purchase order, at kung saan ito dapat ipadala. Kumpirmahin ang pera, saklaw, presyo at iskedyul ng pagbabayad nang nakasulat. Nagbibigay ito sa magkabilang partido ng nakabahaging rekord kapag may mga tanong.
- Kumpirmahin ang legal na pangalan ng customer at contact sa pagsingil
- Sumang-ayon sa mga deposito, milestone o huling petsa ng pagbabayad
- Kumuha ng mga detalye ng purchase order bago ibigay ang invoice
Gumamit ng invoice checklist sa bawat oras
Gawing madaling maunawaan ang dokumento sa isang sulyap. Isa-isahin ang iyong ibinigay, ipakita ang halagang dapat bayaran at isama ang mga tagubilin sa pagbabayad. Tinutukoy ng mga lokal na panuntunan sa buwis kung aling mga karagdagang field ang kinakailangan.
- Natatanging numero at petsa ng invoice
- Malinaw na paglalarawan, dami at presyo ng yunit
- Mga diskwento, naaangkop na buwis at kabuuan sa napagkasunduang pera
- Takdang petsa, sanggunian sa pagbabayad at mga tagubilin sa pagbabayad
Subaybayan ang mga balanse sa halip na mga kabuuan ng invoice
Ang isang invoice para sa 1,200 na may bayad na 400 ay may natitirang balanse na 800. Panatilihin nang hiwalay ang halaga ng invoice, mga pagbabayad at mga kredito upang ang isang bahagyang pagbabayad ay hindi sinasadyang markahan ang buong balanse bilang naayos na.
- Kabuuan ng invoice − mga pagbabayad − credits = natitirang balanse
- Itala ang petsa at sanggunian para sa bawat pagbabayad
- Paghiwalayin ang mga bukas na invoice sa mga overdue na invoice
Itugma ang pagsingil sa iyong mga talaan ng mga benta
Para sa negosyo ng produkto, ihambing ang mga na-invoice na dami sa dispatch at mga talaan ng stock. Para sa mga serbisyo, ihambing ang sinisingil na trabaho sa napagkasunduang saklaw o milestone. Regular na suriin ang mga natitirang balanse at imbestigahan ang mga pagkakaiba bago mag-isyu ng isa pang bayarin.
- Itugma ang mga invoice sa mga order at talaan ng paghahatid
- Suriin ang mga overdue na balanse kasama ang contact sa pagsingil
- Panatilihing magkasama ang mga invoice, pagsasaayos, at resibo
Mga madalas itanong
Pareho ba ang isang invoice sa isang resibo?
Ang isang invoice ay humihiling ng pagbabayad at naglalarawan ng mga produkto o serbisyong ibinigay. Ang isang resibo ay kinikilala ang perang natanggap. Panatilihin ang parehong mga talaan kapag kailangan mong ipakita kung ano ang sinisingil at kung ano ang binayaran.
Paano ako magtatala ng bahagyang pagbabayad?
Ilapat ang pagbabayad sa orihinal na invoice at panatilihin ang petsa, halaga at reference nito. Ibawas ang mga pagbabayad at kredito mula sa kabuuang invoice upang kalkulahin ang natitirang balanse.